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Onboarding: la integración programada

Por Pedro Navarro profesor en el Máster en  Dirección de RRHH de la Escuela Internacional de Posgrados

Onboarding: la integración programada

Para que un nuevo trabajador se sienta cómodo desde que da el sí hasta que su integración es plena y su rendimiento es óptimo, transcurre un periodo de tiempo que se puede acortar o dilatar en función del diseño e implementación de un proceso denominado “Onboarding” o “From desk to yes” y cuya aplicación en la gestión de recursos humanos cada vez más coge mayor fuerza.

Es importante indicar, que será el área de recursos humanos la encargada de diseñar y coordinar todo el proceso de “Onboarding” pero implica a toda la empresa.

La diferencia básica entre un Plan de Acogida tradicional y el “Onboarding” está en que los primeros, por lo general, sólo se quedan en la transmisión de información unidireccional por parte de la empresa al nuevo trabajador y en la aplicación de alguna acción formativa puntual durante unos días mientras el “Onboarding”,  supone conducir y guiar al nuevo trabajador para que este asuma la cultura corporativa, se involucre y encaje en el equipo de manera dinámica durante un periodo que se puede extender hasta un año comenzando incluso en el mismo proceso de selección.

El “Onboarding” debe ser adaptado y flexible en función de las características de la empresa, del sector en el que opera y de las particularidades del puesto inmerso en el proceso. Hay puestos de trabajo más operativos con funciones repetitivas, homogéneas y rutinarias donde la integración efectiva se puede lograr en unas pocas semanas y otros, con muchas funciones directivas que precisan mayor coordinación con otras personas y más tiempo para su aclimatación.

Ventajas del “Onboarding”

  1. Resuelve todas las dudas y preguntas que tiene un trabajador recién llegado.
  2. Reduce el periodo de integración.
  3. Dota al nuevo trabajador de un proceso estandarizado de acompañamiento supervisado por RR.HH.
  4. Evita las renuncias y reduce el índice de rotación.
  5. El trabajador asume la cultura organizacional y las metodologías de trabajo de forma rápida aumentando así el sentimiento de pertenencia.
  6. Su motivación, implicación y la autoestima aumentan considerablemente.
  7. El aporte de talento del nuevo trabajador a la empresa es más dinámico.

La integración programada

El desembarco del nuevo trabajador en la empresa genera para ambas partes nervios, expectativas e incertidumbre. La gestión del tiempo, de la información y la comunicación es una parte fundamental de este proceso.

Es indudable que la incorporación de un nuevo trabajador genera un cuantioso volumen de papeleo aburrido que puede llevar al hastío. Se trata de hacer que este proceso sea seductor con actividades atractivas y estimulantes.

Primer día. Entrega del equipaje:

  • Recibimiento en recepción y acompañamiento hasta el área de trabajo asignada. Recursos Humanos lo acompañará en todo momento.
  • Asignación de puesto de trabajo, portátil, móvil, directorios, accesos, etc.
  • Reunión con los Jefes del Departamento y con el equipo de trabajo.
  • Entrega de planning mensual de trabajo.
  • Hay empresas que el primer día lo programan el martes. Esto permite al equipo integrador tenerlo todo preparado para la semana.
  • Comunicación de la nueva incorporación en la intranet de la empresa, mails, etc.

Shadowing:

  • Explicación sobre que se hace en la empresa y sobre las herramientas de trabajo.
  • Funcionamiento interno de la empresa (horarios, vacaciones, etc).
  • El Shadowing suele durar tres días aproximadamente. Acompañado por varios compañeros expertos en el área donde se va a ubicar para ver cómo resuelven estos los casos, su método de trabajo, etc.

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