El Registro de Información de Compras, comúnmente referido como «Registro Info«, representa un elemento fundamental en la gestión de materiales dentro del entorno SAP. A menudo, este término puede resultar confuso para muchos clientes que implementan SAP en sus sistemas, ya que difiere de un contrato vinculante. Más bien, se trata de una herramienta que proporciona información sobre precios y condiciones asociadas a un material específico en relación con un proveedor determinado.

En esencia, este registro es una ficha que almacena datos cruciales sobre un material y su respectivo proveedor. Si bien este registro sugiere un precio para un material dado al realizar un pedido de compra, es importante destacar que este precio no es necesariamente obligatorio. En cambio, sirve como referencia para orientar las decisiones de compra, brindando una idea general de los costos asociados.

El registro de Información de Compras se convierte así en un recurso invaluable para los departamentos de compras, proporcionando una base sólida para negociaciones efectivas con los proveedores y facilitando una gestión más eficiente de los materiales. Al aprovechar adecuadamente esta herramienta, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de adquisición, reducir costos y mejorar su rendimiento general en términos de gestión de la cadena de suministro.

El Registro Info permite a los encargados de compras determinar rápidamente:

Los materiales previamente ofrecidos o suministrados por un proveedor.
Los proveedores que han ofrecido o suministrado un material específico.

La información contenida en el Registro Info incluye:

Referencia del artículo en el proveedor.
Plazo de entrega previsto.
Plazos de reclamación.
Grupo de compras responsable de la gestión del material.
Datos de contacto del vendedor.
Descripción del material para el proveedor.
Número de certificado de origen, país de origen y proveedor fabricante.
Unidad de medida de pedido y relación con la unidad base.
Incoterms y puerto de destino.
Procedimiento de importación para la declaración del INTRASTAT.
Cantidad mínima de pedido.
Condiciones de precios (material, transporte, etc.).
Indicador del proveedor habitual para el material.
Tipo de IVA.
Texto para pedidos.
Tolerancias a la entrada de mercancías (Porcentajes de tolerancia permitido en la entrada de mercancías. Ej. Se compran 100 Kg de Aluminio y si hay una tolerancia del 10% tanto por exceso como por defecto, se aceptarán cantidades entre 90 y 110 Kg)

Cuando se realiza un pedido de un material a un proveedor con un Registro Info existente, el sistema heredará la información contenida en el mismo, aunque esta información se podrá modificar durante la creación del pedido.

Es importante destacar que en SAP se descarta la actualización automática de registros Info a partir del pedido. Por lo tanto, este debe estar creado previamente a su utilización en un documento de compras. Esto se debe principalmente a que las tarifas de compras incluidas en los registros Info no se vean afectadas por los precios de los pedidos en caso de variación.

No será obligatoria la existencia de un registro Info en los documentos de compras, lo que significa que es posible grabar un pedido para un proveedor con un artículo sin Info de compras. En este caso, el pedido no heredará datos particulares para dicho proveedor y deberán introducirse manualmente en el documento, como precios, descuentos, plazo de entrega, etc.

En el escenario donde el Registro Info se creara de forma automática, tomaría por defecto el precio y las condiciones del documento en el que fue creado. Por este motivo, se recomienda para SOLTEC la creación manual cuando sea necesario, y cuando no, al no ser obligatorio, no utilizar este objeto.

1. Validez del Registro Info

El registro Info de compras se define a nivel de organización de compras y centro.

Si no se indica un centro, el registro Info será válido para todos los centros.
Si se indica un centro, la validez de dicho registro Info se acota a ese centro específico.

2. Clases de Aprovisionamiento en Registros Info:

Los registros Info se pueden crear para diferentes tipos de aprovisionamiento:

Estándar: Contiene la información necesaria para realizar pedidos estándar.
Subcontratación: Almacena información de gestión de pedidos para subcontratación, útil cuando la empresa subcontrata procesos. Aquí se incluyen datos sobre precios y condiciones del proveedor subcontratista.

3. Transacciones en SAP

Desde la raíz de SAP, se accede por el lado de logística para realizar transacciones relacionadas con la gestión de materiales y aprovisionamiento.

Desde Fiori, se utiliza el mismo nombre de transacción para acceder al Registro Info, dado que son transacciones principales que suelen incluirse en el catálogo según el rol correspondiente.

En conclusión, para mantener un control efectivo de los precios con los proveedores y generar un historial de precios útil para la toma de decisiones futuras, es altamente recomendable emplear esta herramienta en nuestra organización. El aporte de datos que obtenemos nos proporcionará una base sólida para decisiones más acertadas en el futuro.