¿Cómo funciona un proceso de inventario y cómo se traslada a SAP?

El proceso de gestión de stock en una empresa industrial es fundamental para mantener un control preciso de los materiales en stock y optimizar la gestión de almacenes. En este artículo, explicaremos cómo este proceso se integra con SAP, el sistema de gestión empresarial líder en el mercado.

En primer lugar, es crucial entender cómo funciona el proceso de almacenaje en general. Se trata de realizar conteos periódicos de los materiales disponibles en el almacén para asegurarse de que coincidan con los registros contables.

En una organización, algunos materiales pueden ser más críticos que otros, lo que significa que necesitan ser contados con mayor frecuencia. Este aspecto se puede gestionar de manera eficiente en SAP mediante la configuración de conteos cíclicos. Esto permite que el sistema genere automáticamente hojas de inventario para los materiales seleccionados en fechas específicas, simplificando el proceso y garantizando una cobertura adecuada.

Una característica clave que SAP ofrece es la clasificación ABC de los materiales. Esta clasificación se basa en la importancia de los materiales para la organización, dividiéndolos en categorías A, B y C. Los materiales de categoría A son los más críticos y requieren una mayor atención en términos de gestión de stock. Con SAP, es posible automatizar los procesos de recuento de stock según esta clasificación.

La funcionalidad de inventario en SAP ofrece una solución integral para la gestión eficiente de los materiales en almacenes. Con las aplicaciones estándar incluidas en SAP, es posible crear documentos para estos procesos que abarquen todos los materiales necesarios. Cada almacén tiene su propio documento de inventario independiente, lo que facilita un seguimiento preciso y una gestión detallada en cada ubicación.

El proceso de gestión de stock en SAP se divide en tres fases principales:

1. Preparación del inventario:

En la fase de preparación en SAP, se crea el documento para recuento del stock con los materiales seleccionados y se bloquean las contabilizaciones de material para evitar variaciones en el stock durante el proceso. Finalmente, el documento se imprime y se distribuye a los encargados del conteo de material.

Es crucial realizar un análisis previo del stock de materiales antes de generar los documentos. Por ejemplo, se revisa el stock de los materiales y se completan o eliminan aquellos con estado distinto a stock de libre utilización para evitar posibles errores o dobles ajustes debido a diferencias entre el teórico y el físico.

2. Recuento del inventario

En el recuento, se registra el recuento de stock en el documento impreso y se introduce el resultado en el sistema. Si es necesario, se realiza un nuevo recuento.

SAP facilita este proceso mediante el uso de dispositivos PDA para escanear códigos de barras (DUN14) y mostrar los documentos de gestión de stock pendientes de contar para cada material con la APP estándar Gestionar recuento de inventario.

3. Análisis de inventario

En el análisis, se revisan los resultados y se compensan las diferencias aceptadas. Para los materiales de mayor valor o cuando la discrepancia entre el stock teórico y físico sea significativa, se debe validar con los responsables si el tiempo de análisis es aceptable.

Para liberar el stock, se eliminan los conteos de los materiales afectados y se programa uno nuevo, ya sea de forma inmediata o posterior.

El flujo del proceso siguiente:

En este proceso, es común tener aprobadores responsables de firmar los documentos correspondientes. Esto ayuda a garantizar que se realicen las gestiones necesarias y se lleve un registro claro de quiénes están involucrados en el proceso.

En SAP, esta tarea no está completamente mecanizada. Si bien el sistema puede ofrecer la generación de documentos y ajustes una vez se acepten las diferencias, el conteo en sí mismo aún debe ser realizado manualmente por el operario designado. Esto se debe a que el conteo puede integrarse con otras herramientas como almacenes inteligentes, donde se requiere la intervención humana para acceder físicamente a los materiales.

En situaciones donde se necesita realizar un conteo manual específico, como parte de una estrategia ABC o para una auditoría, SAP ofrece la posibilidad de generar una hoja de inventario. Esta hoja permite realizar el conteo completo de un área específica del almacén o de materiales con ubicaciones designadas. De esta manera, se facilita la realización de gestión de stock focalizados según las necesidades específicas de la empresa.