Onboarding
Ha llegado el momento en el que, tras un periodo complicado y de altos nervios, la empresa y el nuevo trabajador comienzan una relación estrecha de conocimiento mutuo. Es estos momentos el empleado recién incorporado se sentirá muy perdido pues desconoce todo sobre la empresa y el puesto de trabajo al que se va a adscribir.
¿Cómo te sentiste el primer día de trabajo? Y ¿qué hicieron los demás para hacerte sentirte parte de la empresa lo más rápido y cómodo posible?
El employer branding, entendido este como la manera en la que una empresa crea su buena o mala reputación con sus trabajadores presentes y futuros, encuentra en este periodo de incorporación de los nuevos empleados una buena manera para concebir esa visión positiva que se tenga sobre ella.
Actualmente las empresas adoptan, en la mayoría de los casos medidas aisladas y poco definidas para intentar facilitar la rápida adaptación al puesto de los nuevos empleados. En muchos casos, es el trabajador el que por medio de un procedimiento autónomo de ensayo-error es el que se va aclimatando solo al puesto.
El objetivo básico del Plan de Acogida tradicional es acompañar a ese nuevo trabajador a través de una serie de acciones, muchas veces poco definidas en su proceso de acoplamiento, ayudándole a conocer su papel dentro de la empresa.
Desde que da el sí hasta que su incorporación sea plena y su rendimiento óptimo, transcurre un periodo de tiempo que se puede acortar o dilatar en función del diseño, ejecución y evaluación de un proceso denominado “Onboarding” o “From desk to yes”. Un medio de integración que va más allá del Plan de Acogida para que un nuevo trabajador se siente parte de la empresa desde el primer momento.
Diferencias entre Plan de Acogida y Onboarding
La diferencia esencial entre un Plan de Acogida tradicional y el “Onboarding” está en que los primeros, por lo general, solo se quedan en la transmisión de información unidireccional por parte de la empresa al nuevo trabajador y en la aplicación de alguna acción formativa puntual genérica. El “Onboarding”, supone conducir, guiar y mentorizar al nuevo trabajador para que este asuma la cultura corporativa, se involucre y encaje en el equipo de manera dinámica durante un periodo que se puede extender hasta un año, comenzando incluso este en el mismo proceso de selección.
El “Onboarding” debe ser adaptado y flexible en función de las características de la empresa, del sector en el que opera y de las particularidades del puesto a cubrir. Hay puestos de trabajo más operativos con funciones repetitivas, homogéneas y rutinarias donde la integración efectiva se puede lograr en unas pocas semanas y otros, con muchas funciones directivas que precisan mayor coordinación con otras personas y más tiempo para su aclimatación.
El reto del “Onboarding” es lograr coordinar equipos y agendas que permitan crear experiencias de integración humanas, personalizadas y únicas posibilitando que un nuevo trabajador se sienta desde el minuto uno parte esencial de la empresa. Contar con un Onboarding efectivo para los nuevos trabajadores es un factor esencial para poder lograr retener ese talento acrecentando la buena imagen externa de la empresa y mejorando sin duda el clima laboral.
Ventajas del “Onboarding” respecto al Plan de Acogida
- Resuelve todas las dudas y preguntas que tiene un trabajador recién llegado en el mismo momento en el que surgen.
- Reduce el periodo de adaptación.
- Dota al nuevo trabajador de un proceso estandarizado de integración diseñado y supervisado por RR.HH.
- Reduce el índice de rotación y las bajas voluntarias.
- El trabajador asume la cultura organizacional y las metodologías de trabajo de forma rápida aumentando así el sentimiento de pertenencia.
- Su motivación, implicación y la autoestima aumentan considerablemente.
- El aporte de talento del nuevo trabajador a la empresa es más dinámico.
- El employer branding de la empresa mejora considerablemente.
Elementos clave y diferenciadores del Plan de Acogida y el Onboarding
| Plan de Acogida | Onboarding |
| Bienvenida. Esta etapa debe incluir un training más amplia sobre la empresa, sus actividades, los lugares donde está presente, así como que se debe resolver cualquier duda general que tenga el trabajador. Folleto o Manual de Acogida. Este documento debe contener información básica y práctica de la empresa, de los procedimientos más comunes, instrucciones, normas, los servicios que ofrece la empresa, estándares de calidad, etc. Integración departamental. En esta fase debe de intervenir su Jefe Inmediato, siendo el encargado de presentarle a sus compañeros, de contarle las funciones que desempeña cada uno y cómo debe interactuar con ellos. Formación. Es muy recomendable que se planifiquen algunas sesiones de capacitación, que se adaptará a los sectores y a los puestos de cada trabajador. | Primer día. Entrega del equipaje: Recibimiento en recepción y acompañamiento hasta el área de trabajo asignada. Recursos Humanos lo acompañará en todo momento. Asignación de puesto de trabajo, portátil, móvil, directorios, accesos, etc. Reunión con los Jefes del Departamento y con el equipo de trabajo.Entrega de planning mensual de trabajo. Hay empresas que el primer día lo programan el martes. Esto permite al equipo integrador tenerlo todo preparado para la semana.Comunicación de la nueva incorporación en la intranet de la empresa, mails, etc. Shadowing. Explicación sobre que se hace en la empresa y sobre las herramientas de trabajo. Shadowing de tres días de duración. Acompañado por varios compañeros expertos del Área de para ver cómo resolvías los casos, su método de trabajo, etc. Explicación sobre que se hace en la empresa y sobre las herramientas de trabajo. Funcionamiento interno de la empresa (horarios, vacaciones, etc.). 1-2-1 Manager. Reunión semanal con el Manager para hablar sobre su desempeño. Onboarding Day. Un día entero con otros nuevos empleados donde los Directivos explican la historia de la compañía, los productos, las ventas, tipos de clientes, RSC, beneficios, etc. Diseñar un Tour por las Instalaciones. Esto se da sobre todo en grandes empresas. Se puede desarrollar durante todo un día, en el que se lleva al nuevo empleado a conocer todas las instalaciones y oficinas más importantes. Acto de Bienvenida. Algunas compañías tienen la tradición de celebrar un acto de bienvenida para recibir a sus nuevos empleados. Reuniones de seguimiento. Reunión de seguimiento cada tres meses para ver el grado de integración, impresiones, sensaciones, expectativas cubiertas, etc. En estas reuniones el trabajador recibirá una retroalimentación sobre cómo va evolucionando en la empresa y que aspectos deben reajustarse. Ayuda para buscar piso. Esto resulta especialmente importante en los casos en que se ha producido un cambio de residencia, ya sea a otra región o a otro país. Asignación de un mentor. Existen compañías que directamente nombran un mentor para el nuevo fichaje, que habitualmente es un compañero de trabajo que le ayuda a resolver sus dudas con confianza y le introduce en la cultura de la empresa con la cercanía que le da un profesional que está a su mismo nivel. |
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