La solicitud de pedidos en SAP tienen una función de control muy buena para la organización, ya que no comprometen como tal a la compra de un material, solo se establecen unas condiciones de solicitud que posteriormente se verá si se realiza esa compra o no.
En Sap tienen una gran funcionalidad porque pueden llegar de cualquier área de la empresa y luego ser un aprobador del departamento de compras quien ejecute las mismas o no.
Las transacciones para acceder a ellas las encontramos en el árbol del menú inicio o bien por código ME51N / ME52N / ME53N.
Utilizamos la ME51N para crear la solicitud, la ME52N para modificar alguna ya existente o la ME53N para visualizar la solicitud de pedidos.
Una de las mayores prácticas que se suele realizar es la de la creación de esa necesidad utilizando la solicitud de pedidos, pero sin saber quien es el proveedor. Es decir, cualquier área de la empresa necesita un material “X” y no tiene porqué saber a quien se lo tiene que solicitar como tal (proveedor) sino que se rellena el la solicitud de pedidos de compras y posteriormente, el departamento o la persona responsable, puede asignar fuente de aprovisionamiento o directamente, contrato que tenga firmado o registro info con condiciones especiales con el proveedor “X” que elija.
La solicitud de pedidos se dividen como todo los documentos de SAP en diferentes partes:
Datos de cabecera:
En los datos de cabecera tenemos que indicar si queremos asignar fuente de aprovisionamiento o no, indicamos en los Textos algún tipo de comentario que queramos trasladar en la misma o bien al aprobador de la propia solicitud de pedidos.
Datos de posición:
En los datos de posición se van rellenando el material que se va a solicitar, con las cantidades, grupo de artículos, centro… Se puede seleccionar el proveedor fijo si lo tiene, un contrato… En este apartado se van colocando todas las posiciones que pertenecen a esa solicitud de pedidos.
Detalle de la posición de la solicitud de pedidos:
En esta parte de la solicitud se irá completando toda la información que nos vienen por cada pestaña de la posición en concreto, Por cada posición tendremos todas estas pestañas habilitadas.
Los datos del material, cantidades y fechas, Valoración, Imputaciones, Fuentes de aprovisionamiento (si la hemos seleccionado) Status, Persona de contacto, Textos, Dirección de entrega, Campos personalizados.
Cada pestaña contiene información relevante al título de la misma y se puede parametrizar campos que queramos que sean de obligado cumplimiento o que no aparezcan o que sean opcionales. Todo esto se irá definiendo en la implantación del sistema en la empresa y se puede modificar con un nombre de documento diferente.
Una vez tenemos todo claro, se graba la misma y nos facilita un número de solicitud de pedidos (También parametrizable) y se pasaría al siguiente nivel, que puede ser o bien a la propia transformación del pedido o bien a la aprobación de los diferentes aprobadores que tenga el flujo correspondiente.
Flujo de trabajo para aprobaciones de solicitud de pedidos:
El flujo de trabajo flexible es una función general que le permite definir los workflows para procesos de autorización basados en condiciones. El flujo de trabajo flexible para las solicitud de pedidos le permite definir los procesos de autorización de uno o varios pasos para las solicitud de pedidos según sus necesidades. Los responsables de autorización pueden autorizar o rechazar work items correspondientes en la aplicación Mi bandeja de entrada.
Para la autorización de solicitud de pedidos, tiene dos opciones:
Liberación general
Se aprueba la solicitud de pedidos en su totalidad. Este tipo de autorización también se denomina autorización a nivel de cabecera.
Liberación de posiciones de solicitud de pedidos
Las posiciones de una solicitud de pedidos se autorizan de forma individual. Este tipo de autorización también se denomina autorización a nivel de posición.
Para cada una de estas opciones, están disponibles los siguientes escenarios de flujo de trabajo:
- Escenario para las solicitud de pedidos habituales
- Escenario para las solicitud de pedidos centrales, siempre que utilice el Aprovisionamiento central
Los responsables de autorización reciben notificaciones sobre los nuevos work items en la rampa de lanzamiento SAP Fiori. Si es necesario, también puede configurar las notificaciones por correo electrónico que se les enviarán a cada usuario de manera inmediata.
Los solicitantes también pueden recibir una notificación por correo electrónico cuando su solicitud de pedidos se ha autorizado o rechazado.
Si no desea que todas las solicitud de pedidos se aprueben automáticamente (opción predeterminada), tiene que configurar el flujo de trabajo flexible.a ágil y precisa a las demandas del mercado.
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