SAP BPC, introducción:

La planificación y consolidación desempeñan un papel fundamental en la gestión financiera de una empresa. Imagina tener el poder de trazar rutas financieras precisas y tomar decisiones estratégicas informadas. La planificación, al dar vida a presupuestos y previsiones detallados, actúa como un faro que guía las operaciones y estrategias empresariales. Por otro lado, la consolidación se convierte en el maestro al combinar datos financieros de distintas áreas de la organización, pintando así un cuadro fiel de la salud financiera general.

La planificación implica la creación de presupuestos y pronósticos detallados que orientan tanto las actividades operativas como las estratégicas. Esto posibilita que la empresa establezca metas financieras realistas y tome decisiones respaldadas por información sólida. Por su parte, la consolidación consiste en recopilar y unificar datos financieros de diversas entidades o divisiones de la empresa en estados financieros consolidados coherentes. Este proceso ofrece una visión precisa de la salud financiera general de la organización y es esencial para informar a inversores, reguladores y partes interesadas sobre su rendimiento global.

La planificación y consolidación trabajan en conjunto para permitir que las empresas administren sus recursos de manera efectiva, optimicen su desempeño y cumplan con los requisitos de informes financieros.

Pero, ¿Cuál es el papel de SAP BPC en este emocionante viaje y cómo se aplica en las grandes empresas?

SAP BPC es una herramienta de SAP que las grandes empresas implementan en sus sistemas debido a su capacidad para planificar y consolidar cuentas, tal como su nombre indica, «Business Planning and Consolidation». Uno de los aspectos más destacados es su capacidad para procesar y cargar datos de manera más rápida que sus competidores, lo que la convierte en una herramienta ágil y sencilla de usar. Además, su plataforma, que se diferencia de la plataforma estándar de SAP, es muy amigable e intuitiva.

¿Qué implica la presupuestación?

La presupuestación nos brinda la capacidad de planificar ingresos, gastos y gastos de capital futuros, a diferencia del ERP de SAP, que trabaja principalmente con transacciones ya contabilizadas en el pasado. La función principal de la presupuestación es el control del presupuesto, lo que nos permite evaluar si estamos cumpliendo con los objetivos previstos para el futuro, en comparación con años anteriores. Estas planificaciones suelen basarse en datos históricos.

SAP BPC ofrece diversas opciones para llevar a cabo esta planificación planificación, que se enumeran a continuación:

– Presupuestación: Planificación a un año, permitiendo a los usuarios crear un presupuesto detallado.

– Rolling Forecasting: Planificación a corto plazo, no más allá de un año de previsión.

– Plan Estratégico: Planificación a largo plazo, abarcando de 3 a 5 años.

SAP BPC ofrece a las grandes consultoras la capacidad de llevar a cabo una consolidación financiera a gran escala. Tomando como ejemplo a las empresas del Ibex35, estas organizaciones, aunque operan como una única entidad comercial, están compuestas internamente por numerosas sociedades que intercambian bienes y servicios constantemente. Debido a esto, el intercambio entre las sociedades de un mismo grupo se trata de manera diferente a las ventas o compras a clientes externos. Para presentar los estados financieros de Pagos y Gastos o el Balance Anual, es necesario realizar una consolidación financiera previa para separar y distinguir las ventas intercompañía de las ventas normales.

Proceso Empresarial

Tanto la planificación como la consolidación financiera requieren el uso de los Business Process Flows (BPF), una característica de SAP BPC que asegura un orden específico en el flujo de procesos. Los consultores de SAP deben comprender los procesos empresariales para establecer los BPF. Esta etapa es fundamental, ya que organiza cada proceso de manera secuencial. Además, en este proceso secuencial, un Key User debe aprobar cada paso completado por el usuario, o incluso detener el proceso si se detecta algún error para que el usuario pueda corregirlo.

¿Dónde podemos ver los informes de planificación y consolidación financiera?

SAP cuenta con un programa de visualización integrado en Excel llamado Analysis for Office, comúnmente conocido como AFO. Este programa de visualización, conectado a las bases de datos de SAP, nos permite realizar consultas conocidas como «Query». En estas consultas, podemos filtrar por diferentes campos como Sociedad, fecha, proceso o versión. Dependiendo de los filtros aplicados, los datos cambiarán de acuerdo con lo solicitado por el usuario.