Dietas por locomoción
Algunos de los gastos que un trabajador/a puede repercutir a la empresa por motivo u ocasión de su trabajo son los gastos de locomoción. Dentro de los gastos de locomoción podemos encontrar: el kilometraje, los gastos de peaje y/o los gastos de aparcamiento. En esta ocasión nos vamos a centrar en el abono del gasto de kilometraje.
El artículo 9.2 del Reglamento de IRPF establece las siguientes reglas generales:
2. Asignaciones para gastos de locomoción. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:
a) Cuando el empleado o trabajador utilice medos de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
Cabe advertir que para que sea considerado un gasto del trabajador/a, previamente ha debido existir un desembolso monetario por parte del trabajador/a como consecuencia directa de su prestación de servicios. No es posible deducirse IRPF en concepto de locomoción por gastos que no ha soportado el trabajador/a.
El artículo 9 del Reglamento de IRPF, indica que el importe por kilometraje que se pagará al trabajador/a vendrá a resarcir: (i) el combustible utilizado, (ii) mantenimiento y depreciación del vehículo, y (iii) el gasto de seguro de vehículo.
Respecto a los importes de peaje y aparcamiento, estará exento el importe total gastado.
Aumento de la cuantía máxima
Desde el pasado 17 de julio de 2023 ha aumentado la cuantía máxima de las dietas por kilometraje exentas de IRPF, pasando de los 0,19€/km a los 0,26 €/km. Esto quiere decir que, a partir de ahora, todas aquellas empresas que abonen a sus colaboradores hasta dicho máximo: NO tendrán que tributar a hacienda.
Ahora bien, si en el convenio colectivo (o por contrato de trabajo) se estipula que se abonará el kilómetro realizado a 0,30 €/km, debes tener en cuenta que el exceso tributa como rendimiento del trabajo (Clave A). Fiscalmente hay que desglosar el importe en dos:
- Los primeros 0,26€ estarían exentos (Clave L).
- Los siguientes 0,04€ debería tributar (Clave A).
Pongamos un ejemplo. Si una persona trabajadora realiza un viaje con su coche particular a otra provincia y en total realiza 320 kilómetros; en la nómina de ese mes deberían aparecer dos conceptos con los siguientes importes brutos.
- Kilometraje exento: 83,2 euros brutos.
- Kilometraje sujeto: 12,8 euros brutos.
En caso de comprobación por la Administración (Inspección de trabajo, Tesorería General de la Seguridad Social, Inspección de Trabajo, etc.), la empresa deberá demostrar la realidad de dicho pago, acreditando el día, lugar y motivo de dicho desplazamiento, y vincularlo con su actividad laboral.
Por lo tanto, si la empresa no supera dicha acreditación, los gastos de locomoción tendrán naturaleza salarial ya que Hacienda entenderá que la empresa se ha limitado a abonar una cantidad a tanto alzado, recurrente o no, y sin motivación alguna, desvirtuando así su naturaleza y la finalidad del gasto de locomoción.
Por ello, es absolutamente recomendable llevar un control o registro de los gastos abonados a los trabajadores/as, porque la Administración puede solicitar la justificación de los cuatro últimos años, y difícilmente las empresas que usen mucho el gasto de kilometraje, podrán recordar por qué se pagó determinado importe a determinado trabajador/a hace 4 años.
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