Introducción al Libro de Pedidos en SAP-MM
El Libro de Pedidos es una herramienta fundamental dentro del módulo SAP-MM (Gestión de Materiales), que permite gestionar las compras de manera eficiente. Su función principal es garantizar que las adquisiciones de productos o servicios se realicen a través de proveedores específicos durante un periodo determinado.
La correcta administración del Libro de Pedidos permite a las empresas:
- Optimizar los procesos de compra.
- Asegurar acuerdos con proveedores específicos.
- Mejorar la planificación y control de costos.
- Garantizar el aprovisionamiento adecuado de materiales.
Esta configuración se lleva a cabo en función de cada ubicación dentro de la empresa, denominada Centro, lo que facilita una mejor distribución de los recursos.
Las compras son esenciales para el éxito de cualquier empresa. Una gestión eficaz puede significar una gran diferencia en cómo una empresa responde a las demandas del mercado y maneja sus costes. El libro de pedidos proporciona para las empresas una mayor flexibilidad y control sobre sus procesos de compra.
Acceso y Configuración del Libro de Pedidos en SAP
Para gestionar el Libro de Pedidos en SAP, se utilizan las siguientes transacciones:
- ME01: Crear o actualizar registros del Libro de Pedidos.
- ME03: Visualizar registros existentes.
Tendremos que indicar el material y el centro donde queremos intervenir:
Una vez ingresados los datos, el sistema muestra la pantalla principal con las opciones de configuración disponibles:
Parámetros claves del Libro de Pedidos:
En la configuración del Libro de Pedidos, es importante definir los siguientes campos:
Fechas de Validez del Registro
- Válido desde: Fecha de inicio de la vigencia del registro.
- Válido hasta: Fecha de finalización del registro.
Información del Proveedor y Compras
- Número de cuenta del proveedor: Identificador único del proveedor.
- Organización de compras: Define la estructura de compras dentro de la empresa.
- Centro de aprovisionamiento: Ubicación desde la cual se gestionará el material.
- Unidad de medida de pedido: Define la cantidad mínima o estándar en la que se solicita el material.
- Número de contrato: Hace referencia a un contrato marco preexistente.
Fuentes de Aprovisionamiento
- Fuente de aprovisionamiento fija: Define al proveedor preferido dentro del período de vigencia.
- Fuente de aprovisionamiento bloqueada: Si está activa, bloquea la compra de materiales desde esta fuente.
En caso de que una fuente de aprovisionamiento esté bloqueada, el sistema no permitirá que sea utilizada en solicitudes de pedido o en órdenes de compra.
Uso del Libro de Pedidos en la planificación de necesidades (MRP)
El Libro de Pedidos es fundamental para la planificación de necesidades de materiales (MRP), ya que permite definir la fuente de aprovisionamiento que se utilizará en el proceso de planificación.
Esto asegura que los materiales sean adquiridos de manera estructurada y según las condiciones previamente definidas, evitando compras no planificadas o fuera de los acuerdos establecidos con los proveedores.
Personalización del Libro de Pedidos según la organización de compras
En empresas de gran tamaño, la gestión de compras puede dividirse en distintos departamentos, cada uno con su propio Libro de Pedidos y proveedores específicos.
Por ejemplo:
- Un departamento de compras de materias primas trabajará con proveedores globales especializados en la materia prima específica.
- Un departamento de suministros internos gestionará adquisiciones de materiales como papel, folios o insumos de oficina.
Para controlar el acceso a estos Libro de Pedidos, SAP permite establecer permisos y credenciales que garantizan que cada área solo pueda gestionar los registros correspondientes a su ámbito de compras.
Para controlar esta herramienta, SAP dispone de una pestaña de detalles:
Auditoría y seguimiento de modificaciones
Cada modificación de un Libro de Pedidos se graba en log. Esto proporciona un seguimiento de auditoría de los cambios.
El log de auditoría muestra:
- La fecha en la que se realizó la modificación.
- El usuario responsable del cambio.
- Los valores antiguos y nuevos de los datos modificados.
Para consultar las modificaciones realizadas en un Libro de Pedidos, proceda de la siguiente manera:
En la pantalla inicial, especifique los criterios de selección para las modificaciones. Puede introducir:
- Número de material y clave de centro (obligatorio).
- Nombre de usuario de la persona responsable cuyas modificaciones desea visualizar (opcional).
- Fecha a partir de la cual se deben visualizar las modificaciones (opcional).
Validación del Libro de Pedidos en el Maestro de Materiales
En el Maestro de Materiales, dentro de la pestaña de compras, es posible verificar si un material está sujeto a un Libro de Pedidos:
Si el material y el centro no están correctamente configurados en el Libro de Pedidos, el sistema no permitirá la creación de pedidos en firme, asegurando que solo se realicen compras bajo los parámetros definidos.
En resumen, el Libro de Pedidos en SAP-MM es una herramienta clave para la gestión de compras en las empresas, ya que facilita la planificación y el control de adquisiciones. Su correcta configuración permite:
- Optimizar los procesos de aprovisionamiento.
- Definir proveedores específicos para cada material.
- Integrar la planificación de necesidades de materiales (MRP).
- Realizar auditorías y seguimientos de modificaciones.
Implementar un adecuado manejo del Libro de Pedidos en SAP garantiza mayor eficiencia en la gestión de compras y contribuye a una mejor organización dentro de la empresa.
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