En el contexto del departamento de compras de empresas de nivel medio-alto, es una práctica recomendada implementar sistemas de clasificación y evaluación de proveedores basados en estándares de calidad o cuestionarios internos. Estos sistemas nos permiten evaluar a los proveedores de manera objetiva y fundamentada, lo que facilita la toma de decisiones en este ámbito basadas en datos concretos.
En esta guía, exploraremos cómo gestionar los cuestionarios de evaluación destinados a los proveedores y analizar la información resultante. Esto incluirá tanto los indicadores automáticos generados por el sistema como las evaluaciones realizadas manualmente.
Es importante destacar que, dado que la dirección de SAP es Fiori, nos centraremos en explicar estos procesos utilizando esta plataforma. La ejecución en SAP GUI no será posible en este contexto.
Configuraciones básicas
1. Evaluación de proveedores en base a operaciones
En esta sección, se detallan las configuraciones básicas necesarias para el proceso de evaluación de proveedores.
- Gestionar categorías de compras
Para asegurar una gestión adecuada de los cuestionarios, es fundamental que el usuario encargado de compras administre las categorías de compras que se utilizarán en estos cuestionarios. Para llevar a cabo esta tarea, se accede a la aplicación «Gestionar Categorías de Compras» (F0337).
Esta aplicación nos brinda la capacidad de crear categorías de compras que luego se asociarán con los procesos de evaluación de diversos proveedores.
Esta tarea estará a cargo del usuario que tenga el rol asignado para esta función dentro de la estructura organizativa de la empresa.
- Configuración de pesos y puntuaciones
APP: F2551 – Ponderación y puntuación de la evaluación del proveedor
A través de esta APP se gestiona el peso que tendrá un ratio en la calificación global de un proveedor.
En esta aplicación, se seleccionan los criterios que se desean evaluar marcando las casillas correspondientes, y se indica su ponderación, es decir, el peso que tendrán en la evaluación global del proveedor.
2. Evaluación de proveedores en base a cuestionario
Creación de catálogo de preguntas
APP – Gestionar Preguntas – Valoración
- Creación de Grupos
En la sección de «Grupos», se procede a crear los grupos de preguntas que se desean configurar.
- Creación de secciones.
Esta función permite organizar el cuestionario mediante la estructuración en grupos, donde se puede indicar el título de cada sección.
- Creación y mantenimiento de preguntas
Creación de cuestionario de evaluación
Una vez que se hayan definido las preguntas y las secciones, se procede a crear los cuestionarios de evaluación que se utilizarán.
APP: F2194 – Gestión de cuestionarios (Valoración)
Para iniciar el proceso de creación de un nuevo cuestionario, simplemente se debe hacer clic en el botón «Crear».
- Datos Básicos
Dentro de esta sección, se establecerá el ID y la descripción del cuestionario, así como el empleado responsable, que generalmente es el usuario que lo crea. Además, se agregarán todas las categorías de compras relevantes que se consideren necesarias.
- Preguntas
Mediante el botón «Añadir Sección», se pueden agregar todas las secciones necesarias al cuestionario.
Una vez que se ha añadido la sección, el sistema permite incluir preguntas
.
Es posible filtrar las preguntas por tipo, grupo o creador, entre otros criterios. Una vez insertadas las preguntas, se pueden reordenar utilizando los botones «Hacia Arriba» o «Hacia abajo», así como eliminarlas. También es posible especificar si la pregunta es obligatoria y si se requiere que adjunten anexos («Objeto de colaboración»). Se recomienda asignar una puntuación total y mínima para que la evaluación del cuestionario se realice correctamente con los ratios automáticos.
- Idiomas
Se seleccionan los idiomas válidos para el cuestionario en proceso.
3. Reportes
Las siguientes aplicaciones permiten visualizar la puntuación de un proveedor según los ratios asignados a cada característica creada, facilitando de manera visual y rápida las evaluaciones de proveedores.
- Puntuación general
La aplicación «Evaluación de Proveedores» proporciona la puntuación basada en los ratios asignados a cada característica, agilizando la evaluación de proveedores.
La aplicación muestra de forma gráfica las puntuaciones de los proveedores, tanto en términos de sus calificaciones globales como operativas. Esto incluye la visualización de la puntuación automática del sistema y la puntuación asignada a través de cuestionarios, con la posibilidad de navegar a documentos para obtener más detalles.
- Puntuación ponderada
La aplicación ofrece un resumen visual de las puntuaciones de los proveedores, que se basan en una serie de criterios calculados automáticamente por el sistema, según la ponderación configurada.
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