Ariadna Torrijos, Profesora en “Responsabilidad penal de las personas jurídicas: Compliance penal y aspectos procesales”; y “Delegados de Protección de datos y autoridades de control” en el Máster en Dirección de Compliance y Protección de Datos de la EIP International Business School. nos habla sobre la importancia de la formación de la organización
Sistemas de Compliance o Protección de Datos
Todo modelo de sistema de Compliance o de protección de datos de una organización, prevé, como mínimo, la formación con carácter anual de sus trabajadores. Una herramienta que bien planteada puede llegar a ser de gran utilidad para un Data Protection o Compliance Officer en el desarrollo de sus funciones.
Aunque la formación debe adaptarse siempre a la entidad y profesionales a los que va dirigida, hay una serie de premisas y generalidades que toda buena formación debe cumplir:
- Trasladar los objetivos que se pretenden con el respeto a la normativa y la adopción de las conductas propuestas.
- Ser clara, didáctica, entendible y reflejar situaciones reales y cotidianas.
- Proporcionar herramientas para mejorar las capacidades de los empleados a la hora de hacer frente a situaciones contrarias a la normativa.
- Mostrar la alineación con los objetivos de la organización, de tal manera que el respeto a la normativa se convierta en uno de ellos.
- Estar compuesta por formaciones generales dirigidas a todos los empleados y otras específicas, enfocadas a diferentes áreas de negocio.
- Implicar al equipo humano de la organización, comprometiendo a sus integrantes con la defensa de los valores comunes y la salvaguarda de la entidad.
- Fomentar la cultura de concienciación, mediante la elaboración de comunicaciones periódicas sensibilizadoras en la materia, en diferentes formatos (emails, newsletters, publicidad, salvapantallas, material de oficina…).
- Ser evaluable, para medir los conocimientos adquiridos, conocer la efectividad de la formación y de ser necesario, mejorarla.
Protección de Datos o Compliance: Cualidades y Habilidades Sociales
Todo buen DPO o CO (o en ocasiones el mismo profesional que engloba ambas funciones), debe poseer una serie de cualidades inherentes a su cometido tales como autonomía, integridad, resiliencia, discreción, diligencia y proactividad; pero también debe de hacer gala de habilidades sociales, como la de ser un buen comunicador, tener la capacidad de empatizar con el resto de departamentos de la organización y saber granjearse la confianza necesaria y vital para el correcto desarrollo de sus tareas.
Es por ello que, los momentos de formación deben entenderse como una oportunidad ideal que se brinda a estos profesionales, para optimizar su misión, durante la que sin duda será posible conocer mejor al resto de compañeros, crear vínculos, entender con más detalle las operativas en curso, prever nuevos riesgos a los ya detectados en evaluaciones anteriores, y en definitiva, ser percibidos como los aliados que realmente son ambas figuras: un apoyo dentro de la organización, capaces de detectar riesgos y de ofrecer soluciones (a veces creativas) y conforme a normativa, a situaciones problemáticas que pueden darse en el día a día del profesional, y no como un departamento hostil no alineado con los objetivos de la entidad.
Beneficios de un sistema de Compliance y de Protección de Datos
En relación con la idea de ser percibidos como aliados y no como enemigos, y de reforzar el papel positivo y necesario de su cometido, existen una serie de nociones, asociadas a los beneficios de tener un sistema de Compliance y de protección de datos, que con una buena formación pueden ser fácilmente transmitidos y paulatinamente interiorizados por el resto de miembros de la organización, tales como:
- La reducción en gran medida las situaciones de riesgo, que pueden conllevar a la imposición de cuantiosas sanciones económicas y a poner en riesgo la continuidad de la organización.
- El incremento de seguridad a los empleados, al enseñarles los límites que no pueden sobrepasar, para evitar el perjuicio de la empresa y de su propia persona.
- El uso como prueba para demostrar judicialmente, la diligencia debida de la organización a la hora de prevenir la violación de la normativa y, por consiguiente, evitar responsabilidades.
Para finalizar, es preciso destacar la importancia de la formación para la entidad a nivel estratégico, como refuerzo de la visión corporativa, servir de engranaje del motor de la mejora continua, preservar la integridad corporativa y como garante de uno de los tesoros más preciados de cualquier entidad, su reputación.
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