Las políticas, procedimientos y manuales de una organización conforman el conjunto de la normativa interna que trata de cumplir y respetar tanto la legislación vigente como los valores y principios que han sido asumidos voluntariamente por parte de la Alta Dirección.
Objetivo de las políticas, procedimiento y manuales
Son consideradas como un mecanismo de control interno de carácter preventivo, por lo que su objetivo no es más que la prevención de una posible materialización de riesgos de cumplimiento. De esta manera, dentro de las organizaciones, encontramos políticas, procedimientos y manuales que hacen referencia a distintos dominios de cumplimiento: Política de Confidencialidad, Política de Tratamiento de Datos Personales, Política de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, etc.
Estos documentos, para que puedan ser eficaces, deben ser conocidos, comprendidos y respetados por todos los miembros de la organización.
Diferencias entre las políticas, procedimiento y manuales
Un aspecto importante es la distinción entre políticas, procedimientos y manuales. Mientras que las primeras tienen un carácter más general y contienen pautas de actuación desarrolladas a grandes rasgos; los procedimientos contienen mayor grado de detalle. Por último, los manuales alcanzan el máximo nivel de detalle dentro de este conjunto de documentos.
Será la función de Cumplimiento la responsable de elaborar, publicar, monitorizar y concienciar sobre la necesidad de conocer y cumplir con estas políticas, procedimientos y manuales. Es requisito imprescindible que estos documentos sean aprobados por la Alta Dirección de la organización.
Como responsable del conjunto de políticas, procedimientos y manuales, la función de Cumplimiento deberá adaptarlo a las características de la organización, teniendo en cuenta la actividad de esta, la cultura, objetivos y los valores y principios corporativos, además de, por supuesto, estar en armonía con la legislación vigente.
Por último, otro elemento relevante en relación a las políticas, procedimientos y manuales será su revisión, actualización y registro. Está generalmente aceptado el hecho de que estos documentos deben ser revisados como mínimo una vez al año, y actualizados si así se considera. Evidentemente, también se llevará a cabo una revisión y actualización de los documentos de manera sobrevenida en caso de que concurran determinadas circunstancias como un cambio normativo, organizativo o la detección de incumplimientos en la organización, entre otros. En cuanto al registro, como en todos los documentos de la función de Cumplimiento, se deberá mantener un registro y una gestión documental completa y actualizada de todas las políticas, procedimientos y manuales de la organización.
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