Cómo realizar reuniones de trabajo efectivas, también en tiempos de pandemia

Hace tiempo escribí unas notas sobre los tips para tener reuniones de trabajo efectivas con objeto de preparar el webinar sobre reuniones de trabajo efectivas que emitimos en directo en Linkedin de la Escuela Internacional de Posgrados. Por supuesto, por mi cabeza hace un año no hubiera pasado la pandemia y menos que el teletrabajo se impondría en nuestras vidas de manera tan abrupta.

Como la vida sigue, en esta esta ocasión hablaremos de eficacia de reuniones de todo tipo porque, aunque hayamos entrado de cabeza en la virtualización, el mundo físico también existe. Por ello:

  • En la primera parte analizaremos pautas generales que sirven para reuniones virtuales y presenciales.
  • En la segunda veremos cómo hacer efectivas nuestras reuniones virtuales.

1. Pautas generales

Las pautas generales de orden y de sentido común no cambian mucho ya sean las reuniones presenciales o virtuales. Cambia el espacio, las circunstancias, pero el sentido, el objetivo y el valor de las reuniones será los mismos.

Por resumir, las ETAPAS de la reunión las podemos enmarcar en el presente gráfico, y estas son las mismas para reuniones de ambos tipos.

Esquema Reuniones De Trabajo Efectivas

Hay una serie de preguntas que nos debemos hacer antes de lanzar la reunión, en esta inercia que hemos entrado de que estar en muchas reuniones da sentido a nuestra jornada:

  • CONVENIENCIA : ¿Es necesaria esta reunión?
  • OBJETO ¿Cuál es su propósito principal?
  • RESULTADO ESPERADO ¿Qué pretendemos conseguir con ella?
  • PARTICIPANTES ¿A qué personas debemos invitar para que aporten?
  • OPORTUNIDAD ¿Es el momento oportuno para convocarla?

Y en general, un poco de orden, por favor:

  • Modere para que los participantes hablen de uno en uno
  • Motive a los que no hablan mucho, para que hablen, y a los que hablan demasiado, póngales control.
  • Controle los tiempos, evitando las reuniones eternas, donde uno acaba desconectando. Ahora en online lo tenemos más fácil porque cierras micrófono y cámara, y te pones a hacer otras cosas.
  • Respete la agenda previa, deje constancia por escrito de las conclusiones, y haga seguimiento de que se cumplen los acuerdos.

2. Reuniones virtuales

El teletrabajo y las reuniones virtuales han venido para quedarse, siendo una herramienta clave y totalmente necesaria para mantener vivo el negocio en un momento donde el contacto físico no es posible. Hemos tenido que aprender a golpe de necesidad a manejarnos con plataformas que era nuestra puerta al mundo.

He hecho un compendio de recomendaciones:

  1. Probar la tecnología y la conectividad previamente. No hay nada que desespere más que las plataformas fallen e incapaciten la comunicación, así que asegúrate que los participantes manejan la tecnología para conectarse y, en caso de incidencias, ten a mano teléfono y correo para comunicar qué pasa, respetando la seguridad de las comunicaciones.
  2. Ser un buen anfitrión, cuidando las relaciones. Pon calor en la reunión, aunque sea virtual, y dedica los 10 primeros minutos a charlar y dar la bienvenida y preguntar cómo va, por la familia, nada diferente a lo que haríamos en el café previo a una reunión presencial donde estaríamos rompiendo el hielo y dando el lado humano a las reuniones sin contacto físico.
    Empieza la reunión presentándoles y preguntando si todos ellos y sus familiares están bien. Este es un momento de preocuparnos por los otros, teniendo en consideración el lado humano.
  1. Ten a tu lado una hoja con los nombres y háblales mencionando su nombre, eso les meterá en la reunión si estuvieran despistados y se sentirán escuchados.
  2. Convoca solo a los imprescindibles. Las reuniones online masivas son difíciles de gestionar y cuando uno esta en la reunión y no sabe qué pinta allí resulta difícil mantener el interés.
  3. Pon hora de inicio y final, pues que sea virtual y no tengamos que cambiar el ticket del coche no implica que la reunión pueda sea eterna. Recuerda de vez en cuando cómo vamos de tiempo y los temas que quedan por ver. Calcula como hora de fin un 20 % de tiempo más de lo previsto para esas dudas e ideas finales.
  4. Solicita que se ponga la cámara. Las personas estamos más atentas cuando nos están viendo y cuando podemos captar el mensaje detrás de la comunicación no verbal de los asistentes.
  5. Ten escucha activa, asiente con la cabeza, que sientan que estamos escuchando y captamos su mensaje.
  6. Sé concreto, centrémonos en el propósito de la reunión que hemos compartido. Es recomendable hablar con frases cortas para que no se desenganchen y un 10 % más alto que en las reuniones presenciales, para que la voz llegue perfecta al resto.
  7. No fingir falso optimismo. En estos momentos de pandemia todos estamos preocupados, hay incertidumbre porque no sabemos cuánto durará esto y cómo perjudicará a nuestro negocio. Por eso, es importante ser honesto a la hora de exponer la situación que estamos viviendo, pero motivando al equipo para ahora estar más unidos que nunca para salir adelante.
  8. Pedir feedback a todos al final de la reunión. Nos podemos sorprender con las aportaciones de personas que habían estado calladas.

Y, por último, antes de cerrar, haz un recordatorio de los puntos clave y de las conclusiones y acciones acordadas para poner en marcha como fruto de la reunión y en qué plazos y a qué personas se les ha asignado la responsabilidad, para que se vayan con el buen sabor de boca que, en la distancia, seguimos siendo equipo . Si es posible compartamos esas conclusiones por escrito.

Nos toca ser mas líderes que nunca, más empáticos y motivadores que nunca, y no olvidar que LO BUENO, SI BREVE, DOS VECES BUENO.

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