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Claves para reducir costes

Estamos viviendo tiempos duros empresariales consecuencia, entre otras cosas, del incremento del precio de la energía. Las empresas para ser sostenibles necesitan tener beneficio o utilidad positiva,  que no es otra cosa que :

BENEFICIO = INGRESOS – GASTOS > 0

La escasez de beneficio o las pérdidas si se mantiene en el tiempo,  inexorablemente pondrá a la empresa en una situación de falta de liquidez que le puede llevar a importantes problemas de tesorería, incluso al concurso de acreedores

Para evitar que esto suceda, la supervivencia de las empresas pasa, a veces, por reducir costes. Quizás nos de miedo cambiar cosas por la inercia de que fueron así desde siempre, pero hay que desprenderse de condicionamientos del pasado y pensar en folio en blanco.

En estos momentos complicados nos toca replantearnos cómo nos gustaría que fuera todo si la empresa la pusiéramos hoy en marcha, sin lastres pretéritos que corresponden a estructuras de gastos e ingresos de otros tiempos.  

Una vez identificado qué nos está haciendo gastar sin generar retorno, no queda otro que replanteárselo 

La reducción de costes normalmente no es una medida popular porque se asocia a renunciar a quitar privilegios que hasta ahora se habían tenido, incluso prescindir de plantilla, pero os aseguro que se puede reducir costes de forma diferente, para “ganar, sin perder nada a cambio”.

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¿Cómo rentabilizar al máximo tu negocio?

Os lanzo 6 preguntas que ojalá os sirvan de reflexión para mejorar la rentabilidad de vuestras empresas.

  • ¿Cuántas veces habéis sentido que hacíais cosas que no aportaban ni reportaban a nadie y seguíais realizándolo por mera rutina, o porque no os atrevéis a cambiar?

“SI LO TIENES CLARO, DEJA DE HACERLO”

Que lo llevemos asumiendo desde siempre no es argumento para seguir manteniendo estos gastos innecesarios. 

 La primera clave para reducir costes con criterio es pensar en procesos que no aportan valor, en burocracia innecesaria que solo hace que complicarnos la existencia y detraernos beneficio. 

Al presupuestar, en muchos casos, nos limitamos a tomar lo gastado del año pasado, multiplicarlo por un número y con ello decidimos lo que gastaremos el año próximo. Pero este no es el camino, sino cuestionarnos el uso y retorno de cada euro y ver si realmente es útil seguir haciéndolo

  • ¿ Has descubierto trabajos idénticos que se están realizando en diferentes áreas o departamentos, haciendo cosas por partida doble, triple…?

“SI LO HAS IDENTIFICADO, RE-DEFINE”

 Debemos ver la empresa como una serie de procesos que se concatenan. Identifica inter-relaciones entre secciones, departamentos y flujos de trabajo, y en estos vínculos detecta duplicidades que se pueden eliminar y áreas de mejora. Integra, automatiza, quita labores manuales que se duplican y veras que tu beneficio se incrementa de forma sostenible. 

  • ¿ Desde cuándo no actualizas el inventario de los almacenes de tu empresa identificando y dando de baja lo que hay obsoleto y revisando su gestión ? 

“SI TU ALMACÉN ES UN DESASTRE, PON ORDEN”

El stock y su gestión pueden suponer una carga pesadísima y lo serán aun más si estas mercaderías las estamos financiando con recursos ajenos. Planificar, reducir y mejorar el control de los inventarios supondrá una importante disminución de costes financieros y no financieros.

  • ¿ La elaboración del presupuesto se convierte en una pelea de gallos donde nadie está dispuesto a comerse menos trozo del pastel que el año anterior y que su compañero del despacho?

“SI VAS A PRESUPUESTAR, CUESTIONA CADA CÉNTIMO”

El todo es la suma de muchos pocos. Para mejorar tu rentabilidad, trata de hacer pequeños ahorros y verás cómo el efecto sobre los resultados globales es espectacular. Decía Benjamín Franklin: “Cuida los pequeños gastos, que un pequeño agujero puede hundir un barco”.

  • ¿ Has sumado alguna vez que peso tienen los gastos insignificantes, analizado el efecto sobre la rentabilidad global?

“SI INTUYES QUE PUEDE SER CIERTO, ANALIZA Y ACTÚA SOBRE LOS POCOS”

El desierto está formado por partículas minúsculas de arena, identifica estos pocos que pueden suponer mucho dinero¿ Sientes que la soledad del líder te impide poner en marcha las medidas de restricción del gasto que estás convencido que necesita tu compañía?

“SI TE SIENTES SOLO, COMPARTE CON TU GENTE”

Mentaliza al equipo de la necesidad de reducir costes, sé transparente sobre la situación de la compañía, pídeles ayuda para identificar dónde deberíais recortar. Una empresa es un barco demasiado pesado para tratar de llevarlo solo y todos deben remar en la misma dirección. No tienes que vencer, sino convencer de que hay que pasar a la acción en la lucha contra el despilfarro.

  • ¿Tienes claro cuáles son los convenios que existen sobre los gastos corrientes y financieros y el efecto que tendría revisar los mismos?

“SI HACE TIEMPO QUE NO RENEGOCIAS, ESTÁS PERDIENDO DINERO”

Antes de recortar, renegocia con tus proveedores y agrupa todas las compras de la misma naturaleza en un solo suministrador, a fin de lograr descuentos por volumen de compras. Ahorra planificando y minorando partidas en gastos no estratégicos que se producen constantemente y no damos importancia como: material de papelería, mensajería, viajes, limpieza, etc. Y ya puestos a achuchar , no olvidéis la banca, que es un proveedor más que nos suministra dinero; los costes financieros y comisiones bancarias también son susceptibles de re-negociación.

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Ventajas de reducir costes 

En nuestros hogares, cuando tenemos cultura de ahorro, nos da mucha satisfacción romper “la hucha del cerdito” y ver lo que hemos generado gracias a nuestra sensatez. Ocurrirá lo mismo en las empresas cuando cuantifiquemos el impacto sobre la cuenta de resultados de las medidas de reducción y control de costes.

No estamos hablando de ser míseros, sino del uso racional de los recursos buscando eficacia, eficiencia y efectividad con el fin de obtener los resultados deseados con el mejor uso posible de recursos.

 Quizás no sea necesario hacer grandes revoluciones reduciendo costes si logramos :

  • Gestionar con información de calidad apoyándonos en sistemas integrados de gestión.
  • Actuar tan pronto detectemos la ineficiencia.
  • Implantar orden optimizando procesos.
  • Capacitar y mentalizar al equipo de que cada una de sus acciones deben generar valor y que todo gasto debe tener retorno positivo. Convirtiendo a cada persona del equipo en gestores de su ámbito de responsabilidad.
  • Y tener en el ADN de la organización que el camino es “la mejora continua”, por ello, constantemente debemos cuestionarnos si hemos elegido la mejor ruta para hacer las cosas.

SI YA SABES LO QUE HAY QUE HACER Y NO LO HACES, ENTONCES ESTÁS PEOR QUE ANTES”

Confucio

Todos los planes carecen de sentido si posteriormente no se pasa a la acción y hay control donde se supervisa el cumplimiento de los planes marcados. De nada sirve diseñar y poner en marcha brillantes acciones de minoración de costes y después se quedan en ser meros papeles en un cajón. 

Educar y sensibilizar en el control del gasto implica “estar encima” hasta crear el hábito del ahorro y el no despilfarro, para que sea la pauta de todas las personas con las que colaboramos.

Ahora, más que nunca en momentos de pandemia, cuando los ingresos se han reducido de manera significativa para muchas empresas y existe incertidumbre sobre el futuro, toca analizar de manera exhaustiva nuestros gastos y tener cultura de hormiguita, replanteándonos las estructuras de costes pasadas y reconstruyéndolas en base a las circunstancias del complejo entorno actual. En muchos casos este ejercicio de reducir desembolsos puede ser vital para nuestra supervivencia. 

Y ya para concluir os lanzo cuestiones que os ayudarán a la toma de decisiones de reducir costes.

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  1. ¿ Es posible hacer las cosas de manera distinta?
  2. ¿ Es posible sustituir lo que hacemos por algo distinto
  3. ¿ Es posible tomar como ejemplo lo que hacen otras personas o adaptarlo?
  4. ¿ Es posible darles un nuevo giro a las formas antiguas?
  5. ¿ Es posible reordenar lo que hacemos actualmente?
  6. ¿ Es posible cambiar métodos o funciones?

Al hablar de reducir costos estamos hablando de asegurar la supervivencia de la empresa porque tal y como decía el sabio Benjamín Franklin:

“Quien compra lo superfluo, no tardará en verse obligado a vender lo necesario”.

Benjamín Franklin

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