Cuando se acerca la época de auditorías, las empresas se preparan para recibir y acoger a los que por unos días van a ser sus compañeros más exigentes y críticos del ejercicio contable. Son los encargados de realizar un control exhaustivo de la gestiónque se ha realizado en el ejercicio anterior dentro de la compañía, siendo los departamentos principales afectados los de contabilidad y tesorería.
Y es que la información económico-financiera de la entidad pasó de ser información exclusiva de los socios a ser información requerida por otros colectivos sociales como Hacienda Pública, Proveedores, Asociaciones de Consumidores… Por este motivo, la empresa debe llevar una gestión eficaz de cara a cumplir con los principios de valoración contables.
La necesidad de realizar una auditoría
El auditor debe ser imparcial y revisar que se cumplen las normas contables dentro de la propia organización emitiendo un veredicto favorable o desfavorable sobre la realidad financiera y patrimonial del ente que se ha auditado.
Algunas empresas tienen su propio departamento de auditoría interna, otras esperan a que lleguen los auditores y ejerzan su labor de observar, controlar, investigar aquellas partidas que consideren más importantes ya sean por volumen de negocio, por fusión de empresas, gestiones de carteras, etc. Existen muchos tipos de auditorías como la fiscal, tecnológica, etc. pero a la que más temen las empresas es a la contable.
El efectivo es dentro de la empresa la parte más importante y delicada, este activo debe ser controlado y su manipulación debe ser eficaz para su buen aprovechamiento.
La mayor parte de las veces se encuentra en las cuentas bancarias por lo que la mejor manera de controlar este activo es a través de la conciliación contable. A final de mes, el saldo de estas cuentas bancarias no suele coincidir con los saldos en las cuentas contables por lo que es necesario llevar un control de esas diferencias y analizar el motivo de esos descuadres.
En qué consiste la conciliación bancaria
La conciliación bancaria es un procedimiento interno y rutinario, es decir es una herramienta de control que consiste en verificar que los registros realizados por la empresa se encuentren también registrados por el banco, con el objeto de verificar que todo esté correcto y detectar errores u omisiones. Este proceso se concluye cuando logramos que el saldo contable, al sumar y restar las diferencias, sea igual al bancario.
Las diferencias que se produzcan en la conciliación bancaria pueden ser de varios tipos, principalmente:
- Temporales, aquellas que no están registradas por una cuestión de tiempo (diferencias por el clearing o compensación bancaria)
- Permanentes, se refieren a errores u omisiones tanto del banco como de la empresa (gastos bancarios, intereses por descubierto, etc.). En estos casos debe realizarse un asiento de ajuste dado que, de lo contrario, la diferencia se mantendría.
Cuando acabemos de cotejar y detectar todas las diferencias y equivocaciones se debe elaborar un documento que avale la elaboración de la conciliación, esto es el Documento de Conciliación que debe cumplir unas normas de cara a estas auditorías:
- En el encabezado debe ir: Razón Social, Nombre y fecha del documento, Nombre del banco y Nº de Cuenta, etc.
- En el cuerpo del documento: irán los saldos tanto bancarios como contables, “Partidas no registradas en el Banco” y “Partidas no registradas en Libros contables”
- En el pie del documento: las firmas de la persona que la realiza, así como de la persona que la conforma.
La manera tradicional que tienen algunas empresas a la hora de realizar las conciliaciones bancarias es comparar y puntear el extracto bancario con la cuenta del libro de mayor de bancos. Existen en el mercado herramientas que permiten hacer esta labor mucho más ágil y efectiva.
La importancia de mostrar a nuestros auditores las conciliaciones con una información rápida, fiable con una facilidad en la búsqueda de cualquier movimiento, de poder añadir comentarios que aclaren el motivo de la no conciliación en ese momento de cualquier apunte, poder sacar un informe de saldos preciso y rápido así como el Documento de conciliación a una fecha y lo más impactante el poder obtener el documento de conciliación histórico a una fecha, eso y mucho más es lo que nos permite tener una óptima aplicación de conciliación.
Fuente: SAGE
