En el mundo empresarial actual, los departamentos financieros se enfrentan a retos nunca antes vistos. La demanda de información en tiempo real, procesos más eficientes y una mayor transparencia es más crucial que nunca. En este escenario, la migración para la gestión financiera con SAP S/4 HANA se presenta como una solución revolucionaria, prometiendo una transformación en la empresa.
Exploraremos los diferentes beneficios visibles desde el minuto uno que S/4 HANA aporta, así como las novedades que la migración libera.
Figura 1. Gaps comunes en la gestión financiera con SAP. Fuente Aberdeen.
ECC vs HANA y la gestión financiera con SAP
Históricamente, plataformas como ECC han limitado a los departamentos financieros debido a su incapacidad para integrar datos de manera eficiente y su lentitud en el procesamiento. Estas limitaciones han resultado en retrasos en la conciliación y una visión fragmentada de la información financiera.
SAP S/4 HANA surge como una luz de esperanza, con, por ejemplo, su Universal Journal que integra FI y CO en un solo lugar, proporcionando una conciliación instantánea y un modelo de datos simplificado.
Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también permite un análisis avanzado y simulaciones financieras en tiempo real, fundamentales para una toma de decisiones estratégicas y ágiles.
Beneficios de la Migración en la Gestión Financiera con SAP
La migración a SAP HANA en el ámbito financiero ofrece múltiples beneficios que pueden transformar la manera en que las empresas gestionan sus datos y procesos. A continuación, presentamos algunos de los más destacados.
Eficiencia Operativa: La simplificación de procesos y la eliminación de redundancias conducen a una mejora significativa en la eficiencia operativa.
Agilidad Empresarial: SAP HANA permite una toma de decisiones más rápida y eficiente gracias a su capacidad de procesamiento en tiempo real, lo que resulta en una mayor agilidad para responder a las demandas del mercado.
Análisis en Tiempo Real: Con SAP HANA, las empresas pueden realizar análisis de grandes volúmenes de datos al instante, lo que facilita una toma de decisiones informada y basada en datos actualizados.
Experiencia de Usuario Mejorada: La interfaz de usuario de SAP HANA es intuitiva y fácil de usar, lo que mejora la experiencia del usuario y la adopción del sistema por parte de los empleados.
Eficiencia Operativa: La optimización de procesos y la reducción de tiempos de inactividad del sistema contribuyen a una mayor eficiencia operativa, lo que se traduce en costos reducidos y una mejor gestión de los recursos.
Innovación y Flexibilidad: SAP HANA ofrece una plataforma flexible que se adapta a las necesidades cambiantes de las empresas, permitiendo la implementación de nuevas funcionalidades y la adaptación a nuevos modelos de negocio.
Mejora del Rendimiento: La base de datos en memoria de SAP HANA proporciona un acceso más rápido a los datos, lo que mejora significativamente el rendimiento de las aplicaciones financieras.
Reducción de Costes: Aunque la migración a SAP HANA implica una inversión inicial, a largo plazo puede resultar en una reducción de costos operativos y de mantenimiento, una buena opción para realizar la gestión financiera con SAP.
Nuevas Funcionalidades en la Gestión Financiera con SAP para tener en cuenta
Pongamos cara a las palancas que van a revolucionar las operaciones financieras, hablando en detalle de cuatro componentes clave de S4 HANA. Primero, el “Universal Journal (ACDOCA), una tabla que almacena todas las transacciones financieras para una visión unificada y en tiempo real. Segundo, los “Extension Ledgers”, que ofrecen flexibilidad y transparencia en la contabilidad. Tercero, el cumplimiento de “Document and Reporting Compliance”, asegurando la trazabilidad y la generación de informes detallados. Y finalmente, el “Advanced Financial Closing”, que acelera y simplifica el proceso de cierre y la gestión financiera con SAP.
1. Extension ledgers: Para simulaciones a partir del libro principal ofrece lo siguiente.
Adaptabilidad: Es una de las principales ventajas en comparación con el libro estándar. Se puede configurar rápidamente y en cualquier momento sin necesidad de migración de datos, ya que simplemente hereda los registros históricos del libro estándar subyacente.
Reutilización de informes existentes: Todos los informes que admiten libros de contabilidad también funcionan con libros de extensión. Esto también incluye las nuevas aplicaciones analíticas FIORI y los informes clásicos de GUI de SAP.
Reducción de datos: El libro de extensión mantiene solo los valores delta y reduce por lo tanto significativamente el volumen de datos.
Flexibilidad: Probablemente la mayor ventaja de un libro de extensión en comparación con los libros estándar.
Además, el Extension Ledger puede ser utilizado para diferentes ajustes y propósitos de informes, y para beneficiarse de diferentes vistas de gestión. Sin embargo, es importante resaltar que el libro de extensión no es un reemplazo del libro estándar.
Por otro lado, también cuenta con algunas limitaciones, como la ausencia de contabilizaciones en cuentas asociadas a proveedores o clientes.
Figura 2. Configuración Extension Ledger para la gestión financiera con SAP.
2. Universal Journal (ACDOCA): Unión de FI y CO, conciliación inmediata y modelo de dato único.
Simplificación del modelo de datos: Las versiones anteriores de SAP utilizaban tablas totales e índices para almacenar datos para una recuperación más rápida. Pero en S4 HANA, las agregaciones o cálculos se pueden realizar al vuelo desde ACDOCA, por lo que no es necesario almacenar los mismos datos nuevamente en otras tablas.
Integración de varios módulos: Los datos de todos los módulos en FI y CO ahora se recopilan en ACDOCA, por lo que se le llama Diario Universal.
Eliminación de redundancias de datos: No se necesitan actividades de reconciliación, se eliminan las redundancias de datos y los elementos de línea se ingresan solo una vez.
Uso eficiente de la base de datos HANA: ACDOCA aprovecha todas las innovaciones de la base de datos HANA, como la disposición de datos en la memoria principal, la compresión, el particionamiento y el procesamiento en paralelo.
Reconciliación automática: El diseño del Diario Universal elimina la necesidad de reconciliaciones manuales entre el libro mayor y los sublibros, y entre finanzas y control, ya que todos los datos se mantienen en una sola tabla.
Reducción de tareas de fin de mes: El beneficio del diseño significa menos tareas de fin de mes para realizar y un cierre de período más optimizado.
Es importante mencionar que, aunque las transacciones de AR, AP, GL ahora están disponibles en ACDOCA, BSEG todavía está presente. Hay varias aplicaciones, como los componentes de ventas y compras, que utilizan la interfaz con BSEG, y SAP aún no ha convertido todas las aplicaciones para desviarse a ACDOCA desde BSEG¹.
Figura 3. Resumen campos tabla ACDOCA en la gestión financiera con SAP.
3. Document and reporting compliance. Monitoriza los modelos de impuestos por país.
El Document and Reporting Compliance en SAP S/4HANA ofrece varios beneficios:
Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir los requisitos normativos y evitar consecuencias legales. Tu empresa se mantiene en cumplimiento con las obligaciones legales locales.
Precisión y fiabilidad: Mejora la precisión y fiabilidad de la información almacenada en los sistemas SAP.
Eficacia: Aumenta la eficacia mediante la gestión y el control centralizados de documentos e informes.
Optimización de operaciones: Optimiza las operaciones con capacidades escalables.
Integración con sistemas externos: Permite configurar la comunicación con sistemas externos para realizar el proceso de extremo a extremo con los socios comerciales.
Procesamiento de documentos electrónicos: Genera documentos electrónicos para documentos fuente que creados en otras aplicaciones, como facturas de clientes.
Es importante mencionar que este módulo permite crear, procesar y monitorear documentos transaccionales y reportes periódicos. Sin embargo, hay que tener en cuenta activar las características de cumplimiento de documentos e informes para el país/región en cuestión.
Figura 4. Document and Reporting Compliance Cockpit en la gestión financiera con SAP.
4. Advanced Financial Closing
Advanced Financial Closing de SAP HANA es una solución que ayuda a planificar y orquestar el cierre financiero con una potente automatización, lo que mejora la gobernanza y el cumplimiento, impulsa la eficiencia y aumenta la transparencia.
Analítica embebida: Con Advanced Financial Closing, puedes cumplir con los mandatos de divulgación regulatoria y obtener información en tiempo real para tomar mejores decisiones. Esto reduce el tiempo y el esfuerzo, y ayuda a garantizar el cumplimiento.
Para todas las tareas de cierre: Esta solución permite una orquestación y ejecución fluida de los procesos, incluyendo el cierre entre sistemas. También permite el monitoreo en tiempo real de todo el proceso de cierre financiero.
Mejora de la transparencia y la visión: Se puede monitorear el progreso del cierre en todas las subsidiarias y la sede con una visión en tiempo real del estado de cada cierre financiero.
Aumento de la eficiencia y la velocidad: Permite agilizar las tareas manuales y acelerar el cierre utilizando notificaciones, optimizando los flujos de trabajo y automatizando las escalaciones y los controles clave.
Protección del cierre: Permite definir un plan de juego para el cierre de la entidad y utilizarlo en todas las empresas y ciclos de cierre, y mejora la gobernanza y el cumplimiento con un claro rastro de auditoría.
Figura 5. Advance Financial Closing Cockpit en la gestión financiera con SAP.
Conclusión
En conclusión, la migración no es simplemente un cambio de sistema, sino una transformación integral de la gestión financiera con SAP S/4 HANA . Con su Universal Journal, Extension Ledgers, cumplimiento de Documentos e Informes, y Cierre Financiero Avanzado, S/4 HANA ofrece las herramientas necesarias para enfrentar los retos del mercado actual. Permite a las empresas ser más flexibles, transparentes y eficientes, adaptándose rápidamente a las cambiantes demandas del negocio. Por lo tanto, la migración a S/4 HANA no es solo una opción, sino una necesidad para las empresas que buscan prosperar en la era digital.
¡Adelante, da el salto hacia el futuro de la gestión financiera con SAP S/4 HANA!
¡Hasta la próxima!
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