Existen diferentes tipos de estructuras que se pueden utilizar para la definición y creación de la oficina de privacidad (OP) dependiendo del tipo de empresa de la que estemos hablando. Una estructura muy popular, sobre todo en grandes empresas, es aquella en la que, a la oficina de privacidad, liderada por el/la responsable de privacidad y su equipo, se une la figura del Business Privacy Champion (BPC).
El BPC es un rol que parte de un/a empleado/a de la empresa, cuya misión es colaborar con la oficina de privacidad en el mantenimiento del programa de privacidad, así como en la creación de una cultura de privacidad dentro de la empresa.
¿Dónde se ubica esta función dentro de la estructura de la oficina de privacidad y cuál es su misión?
Dependiendo del tipo de empresa, existen diferentes fórmulas. En empresas pequeñas puede ser suficiente con tener un único BPC, pero si esta función se aborda en un entorno multinacional la opción más habitual es la designación de esta figura en cada área de la empresa (por ejemplo, RRHH, marketing, etc.). La idea es contar con un colaborador dentro de la oficina de privacidad que conozca el negocio y/o el área específica, así como la privacidad.
La misión principal del/la Business Privacy Champion es ser el primer punto de contacto para temas de privacidad de datos de las áreas junto con el deber de promulgar los principios de privacidad entre el resto de sus compañeros/as, lo que le convierte en algo así como el/la evangelista de la privacidad. Esto supone que será un rol que estará presente en las diferentes discusiones del área correspondiente y detectará todas aquellas cuestiones que puedan afectar a la privacidad de los datos personales, para escalarlas a la oficina de privacidad en las diferentes reuniones de privacidad que se celebren con la red BPC.
Para ello, la oficina de privacidad deberá crear un programa de defensores de la privacidad para identificar las áreas en las que es necesario contar con esta figura y los perfiles más adecuados para asumir este rol, así como instruirles en materia de privacidad, para que puedan dar soporte a las distintas áreas, ayudar a mantener el programa de privacidad y promulgar los principios básicos de privacidad.
¿Cuál es el perfil ideal de un Business Privacy Champion?
En un mundo ideal, sería perfecto que estos perfiles tuvieran conocimientos técnicos sobre privacidad; sin embargo, la realidad es que es altamente difícil encontrar estos perfiles. Por eso es necesario buscar empleados/as preocupados por la privacidad de los datos y que además estén motivados para compartir con el resto de sus compañeros/as los principios de la privacidad. Por eso deben tener, entre otras, las siguientes cualidades: ser una persona positiva, de mente abierta, respetada por sus compañeros/as, con amplios conocimientos sobre el negocio y con dotes de liderazgo para poder cambiar la forma de pensar del resto de sus compañeros.
¿Cuáles son las ventajas de contar con una red de defensores de la privacidad en toda la organización?
Se trata de un valioso aliado que permite a la oficina de privacidad ayudar a promulgar la misión de privacidad de la organización y los principios básicos de privacidad, de forma que libera la carga de trabajo para que el equipo pueda emplear su tiempo en tareas que requieren verdaderos conocimientos técnicos.
Otra gran ventaja de la implantación del papel de los Business Privacy Champion es que, al formar parte de las áreas, son los interlocutores perfectos para detectar compañeros reacios al cambio, nuevas iniciativas que no se hayan compartido con la oficina de privacidad, etc., lo que los convertirá en los ojos y oídos de la oficina.
Por tanto, crear una red de defensores de la privacidad en toda la organización es una opción que aporta grandes beneficios a la organización y permite mantener un sólido programa de privacidad.
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