A comienzo de años se publicaba en el Boletín Oficial del Estado (BOE) la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, por la que se regulaba la necesidad de implementar los sistemas de información interna, los comúnmente llamados Canales de Denuncias.
Es por ello que los sujetos obligados, conforme a lo establecido en la disposición transitoria segunda relativo al plazo máximo para el establecimiento de Sistemas internos de información y adaptación de los ya existentes deberán contar con un Sistema Interno de Información deberán implantarlo en el plazo máximo de tres meses a partir de la entrada en vigor de dicha ley, es decir, el plazo máximo será el 13 de Junio.
¿Qué implica poner en marcha un Canal de Denuncia?
Pero, ¿qué implica poner en marcha un Canal de Denuncia?, ¿Qué deben tener en cuenta los sujetos obligados a la hora de implementar este instrumento en sus organizaciones? Pues bien, este artículo versará sobre dos principales políticas que tiene que contar el sujeto obligado a la hora de poner en marcha el Canal de Denuncias. Para ello, nos iremos a lo establecido en el artículo 5 de la Ley 2/2023 relativo al Sistema interno de información, por el que se establece, que se deberá contar además con las siguientes políticas:
- Contar con una Política o estrategia que enuncie los Principios Generales en materia de Sistemas Interno de Información y defensa del informante y que sea debidamente publicitada en el seno de la entidad u organismo. (artículo 5.2-H).
- Contar con un Procedimiento de Gestión de las Informaciones recibidas. (artículo 5.2-I).
Principios generales de los canales de denuncias
Vamos a entrar en detalle a cuáles deben ser los principios generales que deben regir estos canales de denuncias que deben implementar los sujetos obligados dentro de su organización, con el fin de otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones de miembros de una organización. Entre los PRINCIPIOS GENERALES, cabrían destacar:
- ACCESIBILIDAD: los canales de comunicación son claros, públicos y de fácil acceso a empleados y terceros que deseen interponer una comunicación o denuncia.
- BUENA FE: se presupone que el denunciante actúa de buena fe y que dicha denuncia está basada en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de un comportamiento irregular, ilícito, delictivo o contrario a los principios y valores de la entidad en cuestión.
- PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE: ante cualquier denuncia que se pueda realizar, independientemente del canal utilizado, quedará garantizada la protección de los derechos del denunciante.
- CONFIDENCIALIDAD: la identidad de la persona que realice la denuncia tendrá la consideración de información confidencial y no podrá ser comunicada ni revelada sin su consentimiento.
- OBJETIVIDAD E IMPARCIALIDAD: una vez recibida una denuncia, se garantizará el derecho a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas objeto de la misma.
- TRANSPARENCIA: el canal de denuncias es una herramienta de transparencia que favorece la confianza de las personas de la organización.
- CONFLICTO DE INTERESES: si alguna de las personas participantes en la investigación está implicada en los hechos denunciados o considera que puede estar acusado en algún tipo de conflicto de interés deberá abstenerse de participar en la gestión de la denuncia.
- PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS: se garantiza que no se va a adoptar ninguna represalia, directa o indirecta, contra aquellas personas que, de buena fe, hubieran comunicado una supuesta irregularidad.
- DERECHO DE DEFENSA: se preservará el derecho de defensa del denunciado, facilitándole información suficiente, clara y concreta que le permita conocer los hechos que se le imputan.
El Procedimiento de Gestión de Denuncias. ¿En qué consiste?
Una vez la organización tenga planteado los principales principios que van a regir su sistema de información interna, éste, tiene que desarrollar cómo va a funcionar a través de la elaboración de un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas. Una vez tenga este procedimiento y los principios generales del canal de denuncias, deberá de comunicarlo y darlo a los miembros y trabajadores de la organización. ¿Cuáles son los aspectos principales que debe tener este Procedimiento de Gestión de Denuncias?. Es una política que debe de indicar como se va a tratar cada denuncia que se presente en el canal de denuncias, desde su presentación, tratamiento, investigación, hasta la resolución de las conclusiones o archivo de la misma. Entre las principales características y apartados, estarían:
- Acceso al Canal de Denuncia: se le deberá informar a los trabajadores donde se encuentra alojado el canal de denuncias para que éstos puedan presentar las reclamaciones oportunas. Para ello, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece diferentes características: deberá permitir realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. La organización deber a de indicarle la dirección web, email o número de teléfono oportuno.
- Recepción de las comunicaciones en el Canal de Denuncias: el envío por parte de cualquier interesado de una comunicación a través del Canal de Denuncias dará lugar al envío de un “acuse de recibo” por parte del responsable del sistema interno de información, siempre y cuando el denunciante no haya presentado una denuncia anónima. El acuse de recibos será enviado por el responsable en los 7 días naturales siguientes a la recepción de la comunicación. Todas las comunicaciones, ya sean consultas o denuncias, que se reciban a través del Canal de Denuncias se les asignará un número de referencia único con el que poder identificarla a lo largo de toda su tramitación, y que se facilitará al emisor de la misma.
- Procedimiento de tramitación de las denuncias. Una vez recibida a través del Canal de Denuncias una denuncia, la misma será admitida a trámite o archivada por el responsable del sistema interno de información, comunicándole al denunciante cualquiera de las dos circunstancias, siempre y cuando el mismo no hubiera decidido presentarla de forma anónima. La admisión a trámite dará comienzo a la fase de investigación, que no podrá ser, salvo razones excepcionales, superior a 3 meses.
- Finalización de la Investigación. La investigación finalizará con un Informe que debe contener las siguientes cuestiones: hechos o conducta objeto de la instrucción, posibles vulneraciones de cualquier política, procedimiento o normativa interna, análisis detallado de la investigación realizada (acciones que se han llevado a cabo, intervinientes, departamentos afectados, etc….). Propuesta de Resolución y acciones de respuesta.
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