La factura rectificativa es una herramienta clave cuando se procede a realizar la facturación de la empresa, independientemente del sector industrial y del volumen de producción
A pesar de que la facturación es uno de los procesos más importantes del negocio, los errores que genera suelen ser frecuentes. No obstante, si nos hemos equivocado en una factura o no conseguimos cobrarlas…. ¡Relax! Podemos corregir el error o recuperar el IVA haciendo una factura rectificativa.
La factura rectificativa es un documento que pueden utilizar tanto microempresas, pymes como autónomos. En ellas, podemos modificar y/o ampliar una factura ya existente. Y es que la factura rectificativa nace de la imposibilidad de realizar modificaciones a una factura ya emitida. En lugar de ello, es necesario emitir una nueva que incluya los cambios necesarios.
¿Cuándo emitir una factura rectificativa?
A veces solemos emitir facturas rectificativas sin pensar si es correcto o no dicha acción. Por ejemplo, se suelen utilizar facturas negativas para realizar operaciones que no son pertinentes, como cancelar un ingreso que no nos han abonado o trasladar el IVA de un trimestre a otro.
Sin embargo, desde que entró en vigor el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre) no es posible anular una factura para volver a emitir otra por la misma operación.
Podremos emitir una factura rectificativa cuando se den alguno de estos motivos:
- Ausencia de datos que debería incluir la factura necesariamente
- Cuando se produzca la devolución parcial o total de un pedido
- Error en algún dato identificativo de la factura
- Fallos en los cálculos del importe
- Aplicamos el tipo impositivo inadecuado, como el IVA o el IRPF
¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?
Cuando emitimos una factura rectificativa, no nos podemos olvidar de incluir:
- Los datos que permitan identificar la factura original que se quiere modificar (número y fecha)
- Llevará una numeración diferente a la principal
- Habrá que poner claramente que se trata de una factura rectificativa
- El motivo de su emisión y el detalle de la rectificación que se está efectuando
Igualmente, la factura rectificativa deberá cumplir con el resto de requisitos que se establecen como obligatorios en la facturación: constancia del tipo impositivo, datos de emisión, etc.
No pagues el IVA que no te corresponde
Hacienda nos permite utilizar facturas rectificativas para recuperar el IVA de aquellas facturas que no hayamos cobrado en estos casos específicos:
- Porque haya transcurrido 1 año desde el devengo del IVA (6 meses para las pymes) siempre que hayamos reclamado su cobro mediante reclamación judicial o requerimiento notarial en operaciones no superiores a 6.010.121,04 euros
- Las facturas pendientes de pago procedan de clientes en situación de concurso de acreedores
- La factura deberá estar registrada en los libros fiscales y contables
- El destinatario de la factura deberá ser una empresa o profesional
Por último, recordemos que podremos emitirla tan pronto tengamos constancia del error cometido, siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el devengo del impuesto o desde que se produjeran las circunstancias de la modificación de la base imponible.
Si las facturas no cobradas cumplen estos requisitos, deberemos seguir los siguientes pasos de forma meticulosa.
Pasos para recuperar el IVA de una factura impagadas
Paso 1. Antes de nada, intentemos la colaboración del cliente. Antes de acudir a la vía judicial, debemos intentar el cobro de buena fe. Una llamada de teléfono, un correo electrónico, una carta certificada, un burofax, una reunión…. Pueden ser el toque de atención perfecto para que el cliente vea que vamos en serio.
Paso 2. Si reclamarla directamente al cliente no ha surtido efecto, tendremos que solicitar por vía judicial o notarial el pago de dicha factura. Si optamos por el procedimiento notarial, basta con acudir a una notaría con la información relativa a la deuda. Por el contrario, si optamos por el requerimiento judicial, el procedimiento es diferente en función de la cantidad de la deuda. Si es inferior a 250.000 euros, podremos reclamar a través de un proceso monitorio. Si la deuda es superior, tendremos que iniciar un proceso más lento y costoso.
Paso 3. Emitir una factura rectificativa que anule la factura impagada. Es el momento de emitir la factura rectificativa con los requisitos que hemos comentado anteriormente.
Paso 4. Enviar a Hacienda la factura rectificativa. Tenemos un mes desde la emisión de la factura rectificativa para hacérsela llegar a la Agencia Tributaria. Junto al envío, incluiremos una copia de los documentos que justifiquen que se ha instado al cobro mediante reclamación judicial o notarial.
Paso 5. Incluir la factura rectificativa en el 303. Aquí nuestro proceso finaliza. Deberemos declararla en la liquidación mensual o trimestral en la que se emite la factura rectificativa. En ese momento, habremos recuperado el IVA.
Fuente: SAGE
