Hace ya casi diez años que desapareció el concepto de tique y fue sustituido por el de factura simplificada, sin embargo, puede ser por costumbre, añoranza, o simplemente, porque el término es más corto, seguimos hablando coloquialmente de tique cuando pedimos el justificante de compra de un bien de escaso valor.
Y es precisamente ese escaso valor de las compras comunes lo que justifica la necesidad de disponer de un medio ágil y sencillo que recoja los detalles de la compra y justifique, de este modo, la transición realizada.
Pero, aunque lo parezca, una transacción comercial nunca es cosa de dos, pues de ella se deriva algún que otro impuesto, lo que hace que, donde había dos partes que negociaron las condiciones de la operación, se añada otra parte interesada que va a imponer sus condiciones, Hacienda.
¿Qué son y cómo surgen las facturas simplificadas?
La factura ordinaria es un documento expedido por un empresario o profesional que recoge los detalles de una operación comercial realizada. Es el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, más conocido como Reglamento de facturación, el que regula las obligaciones de facturación y los requisitos que han de reunir.
En cuanto al contenido de las facturas, en todas ellas, deberá constar:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- Identificación del expedidor de la factura: nombre o denominación, NIF y domicilio.
- Identificación del receptor de la factura: nombre o denominación, NIF y domicilio.
- Descripción de las operaciones realizadas.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota tributaria.
Si nos fijamos, el empresario o profesional que expide la factura dispone de toda la información requerida, toda, excepto los datos identificativos del cliente, lo que le obliga a pedírselos.
Imagínese entonces el caos que resultaría si de cada pequeña compra cotidiana que se hace, el vendedor tuviera que tomar nota de los datos identificativos de cada uno de sus clientes.
Y, precisamente para evitar este caos, surge el concepto de factura simplificada pues, ante cualquier operación de importe total inferior a 400 euros u operaciones específicas determinadas en el Reglamento que no superen los 3.000 euros, se autoriza al expedidor de la factura a no consignar los datos identificativos del receptor, así como a reflejar únicamente el importe total de la factura junto a la expresión “IVA incluido”. Por lo demás, es idéntica a la factura ordinaria.
El control tributario
Una de las funciones que ejercen las facturas, además de representar los términos en los que se ha llevado a cabo una operación comercial, es la de facilitar a la AEAT el control de la correcta aplicación de los tributos, pues en este documento quedan reflejados todos los datos que la Hacienda Pública necesita para determinar el impuesto que debe aplicarse, identificar al sujeto pasivo y comprobar la cuantía de los impuestos que intervienen en dicha operación.
Y, cuando la operación comercial se efectúa entre dos empresarios o profesionales, normalmente, uno de ellos repercute IVA y devenga Impuesto sobre Sociedades o IRPF a través del beneficio que le genera la operación, y el otro, puede deducirse impuestos por el gasto sufrido y las cuotas de IVA soportadas.
Entra entonces aquí la normativa de cada tributo para establecer las condiciones requeridas para poder deducir ese impuesto por parte del receptor de la factura y esas condiciones han de conjugar dos derechos que, en muchas ocasiones, son contrapuestos, el de los contribuyentes para beneficiarse de la deducción y el de Hacienda para ejercer un efectivo control de la aplicación de los tributos.
Pues bien, una de estas ocasiones surge con las facturas simplificadas, pues en ellas no consta la cuota de IVA a deducir, ni está identificado el receptor del documento que es, a la postre, quien se va a beneficiar de las deducciones.
Requisitos de las facturas para poder deducirlas
La normativa del Impuesto sobre Sociedades y la del IRPF no hace referencia específica los requisitos formales para que los gastos sean deducibles en el impuesto, por lo tanto, hemos de remitirnos a la Ley General Tributaria que en su artículo 106.4 dispone que los gastos deducibles deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante factura.
Sin embargo, no especifica el tipo de factura, por lo tanto, se entiende que la factura simplificada es valida para deducir el gasto en estos impuestos, eso sí, debe poder acreditarse que el que se la deduce fue quien realmente incurrió en el gasto. Este extremo podría hacerse, por ejemplo, mediante el justificante bancario de pago.
Sin embargo, en el IVA es diferente, la Ley que regula su impuesto sí hace referencia expresa a los requisitos formales necesarios para poder practicar la deducción y, en su art. 97, considera como único documento justificativo la factura original. Tampoco específica el tipo de factura, no obstante, puntualiza que será imprescindible que recoja “todos y cada uno de los requisitos establecidos legal y reglamentariamente”.
¿Puede entonces un empresario o profesional deducir el IVA de una factura simplificada? La respuesta es sí, siempre y cuando, en el documento conste, además de los datos exigidos para la factura simplificada, consten los datos identificativos del receptor de la factura y la cuota desglosada de IVA, así lo dispone el art. 7.2 del Reglamento de facturación.
Surge, de este modo, lo que ha venido a denominarse como factura cualificada que no es otra cosa que una factura simplificada a la que se le han incluido los datos del receptor y se ha desglosado la cuota de IVA.
¿Qué puedo hacer si tengo una factura simplificada?
Si quiero deducir su importe como gasto de la actividad, podré hacerlo, siempre y cuando, disponga de cualquier otro modo de prueba admisible en Derecho que acredite que ha sido mi empresa quien realmente ha incurrido en ese gasto.
Si quiero, además, deducir el IVA, en la factura simplificada deberé asegurarme de que la cuota de IVA está desglosada y que constan nuestros datos identificativos.
¿Y si no consta esta información?, te propongo entonces estas dos soluciones:
- Acudir al expedidor de la factura simplificada y solicitarle que la sustituya por una factura ordinaria. Esta factura ordinaria puede ser, incluso, recapitulativa y recoger varias facturas simplificadas que hayan sido expedidas dentro de un mismo mes natural.
- Simplemente, pedir al expedidor de la factura simplificada que incluya en ella nuestro nombre, domicilio y NIF, así como el desglose de la cuota tributaria. Es importante recordar que esto deberá hacerlo el expedidor de la factura, pues es el único autorizado para modificarla.
Aunque, lo más adecuado, para evitar esta rectificación es disponer de la factura completa desde su expedición, para ello los empresarios o autónomos experimentados suelen tener listos sus datos para entregarlos a la hora de realizar estas pequeñas compras y solicitan la remisión de la factura por email o WhatsApp, así no tiene que esperar.
Para poder poner en práctica todos estos conocimientos sobre facturas e impuestos en una empresa, puedes formarte con el Máster en Dirección Financiera, Contable y Control de la Gestión, que te capacitará para ser el/la director/a financiero/a y llevar a cabo una gestión integral dentro de las empresas usando la tecnología adecuada para ello.
