Por fin pasó el mes de julio, atrás queda enterrado el ejercicio 2016, con la presentación del Impuesto sobre Sociedades y el depósito de las cuentas anuales. Una vez comenzado el mes de agosto, el contable que no esté ya de vacaciones, estará probablemente contando los días o las horas que faltan para el merecido descanso estival.
En estas últimas horas, se mezclan los problemas propios del trabajo, con los de la logística vacacional, de manera que puede ser inevitable que entre la contabilización de asientos, estemos pensando en la mejor ruta para llegar al destino, la hora de salida, o cómo desplazarnos.
La elección de las fechas del tan merecido descanso no es una cuestión baladí, ya que desde que el mes de agosto es hábil para la presentación de declaraciones tributarias, a los responsables de la contabilidad e impuestos de las grandes empresas, les resulta más complicado encontrar un hueco para disfrutar de sus vacaciones, obligándoles a realizar la presentación de impuestos desde su destino vacacional, o a encajar las vacaciones entre liquidaciones tributarias.
¿Qué debe hacer un contable antes de irse de vacaciones?
Aunque obviamente hay grandes diferencias entre el trabajo contable de las grandes empresas, las PYMES y las asesorías, sí que hay una serie de pautas que se pueden seguir, que son comunes a todos aquellos que trabajan en la contabilidad y la presentación de liquidaciones tributarias, que son las siguientes:
- Dejar ordenado y despejado el lugar de trabajo. Es conveniente dejar archivado, todo lo susceptible de ser archivado y cada cosa en su lugar. También es conveniente dejar la mesa libre de papeles, lo cual además de facilitar las tareas de limpieza, evitará el extravío de papeles y que ojos curiosos se posen en papeles que no tienen que mirar.
- Organizar y planificar el trabajo de las personas que le sustituyan. Si estas integrado en un equipo de administración y tienes la suerte de que en tu ausencia otras personas se ocuparán de realizar tu trabajo, deberás indicarles las tareas pendientes, formarles en lo que necesiten y dejarles organizado el trabajo a realizar durante tu ausencia. En este caso, también tendrás que organizarte mejor durante los periodos de vacaciones de los compañeros a los que debas de sustituir en vacaciones.
- Si eres de esos contables que además se ocupa de la tesorería de la empresa, debes asegurarte de que las cuentas bancarias tendrán liquidez para atender los cargos, o dejar instrucciones de en que cuentas se debe ingresar dinero. Puede sentar muy mal a tus superiores, si al poco de marcharte, tu jefe recibe una llamada de un banco diciendo que no hay dinero para atender los recibos, mientras que en otros bancos hay exceso de liquidez.
- Dejar el trabajo al día, es una de las cosas más importantes que debes de intentar hacer, ya no solo por la empresa, sino por ti mismo, ya que a tu vuelta es probable que se te haya acumulado el trabajo de los días que estuviste ausente de la oficina.
- Comunicarlo a compañeros con los que se interactue en la oficina, por motivos de trabajo, empleados de banca, asesorías, etc…
- Anticipar o posponer las malas noticias. Si tenemos alguna mala notica que dar en relación a la situación de la empresa, es conveniente anticiparla o posponerla hasta la vuelta de las vacaciones, ya que queda muy mal comunicar un problema grave a tus jefes o compañeros el día en que te marchas. Se imaginan la cara del jefe, si el contable le dice que se marcha de vacaciones y ese mismo día le dice que no se podrán atender todos los pagos de la empresa.
- Dejar un mensaje de respuesta en el email indicando el periodo durante el cual se estará de vacaciones, para que todos aquellos que nos envíen un email, sepan que el asunto tendrá que esperar. Para casos urgentes se puede facilitar el email o teléfono de algún compañero.
- Notificar a la Agencia Tributaria los días de cortesía en los que no se desean recibir comunicaciones de la Agencia Tributaria. No hay nada que pueda fastidiar más las vacaciones a un contable, que la notificación de una inspección de Hacienda, mientras se encuentra de vacaciones.
- Estar localizable y con acceso a Internet por si surgiera alguna urgencia, pero solo para las urgencias, ya que se debe procurar respetar al máximo el periodo de descanso de los trabajadores.
Fuente: Blog Sage
