El libro mayor es un libro contable en el que se reflejan, en hojas separadas, todas las cuentas del balance (activo y pasivo) y las de gastos e ingresos que se utilizan en una empresa, así como todos sus movimientos.
Para el registro de las operaciones, se utiliza el sistema de partida doble, de manera que las cuentas aparecen representadas en forma de “T”, donde el lado izquierdo se denomina “DEBE” y el derecho “HABER”, trasladándose las operaciones del libro diario de manera agrupada por cuentas. Por ejemplo, si tenemos un asiento de un cobro de un cliente por caja, anotaremos en la cuenta del mayor del cliente el importe cobrado en el haber y en la cuenta de caja el importe en el debe.
Este libro, con sus clásicas tapas marrones, encuadernado y escrito a mano, forma parte de la historia de la contabilidad, siendo algunos ya piezas de museo o reliquias que guardan empresas con solera junto a otras antigüedades .
En la actualidad, el libro mayor es generado por los programas de contabilidad, que automáticamente pasan los asientos del libro diario al libro mayor, pudiendo encontrar aplicaciones especificas para autónomos y pymes, para asesorías y despachos o para grandes empresas.
Aunque este no es uno de los libros de contabilidad de carácter obligatorio, nos encontramos ante uno de los más utilizados en la contabilidad, ya que en él se recogen de una en una todas las cuentas que se han utilizado y los movimientos de las mismas durante el periodo contable.
¿Para qué se utiliza el libro mayor?
La principal función del libro mayor es reflejar en cada una de las cuentas las operaciones que se produzcan y registren en el libro diario durante el ejercicio económico de forma cronológica, de manera que se pueda saber el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas.
Nos encontramos ante una de las herramientas más utilizadas para la revisión contable, junto con el balance de situación. Mientras que este último nos puede dar pistas sobre cuentas a revisar, por ejemplo, cuentas con saldo contrario a su naturaleza, para realizar esta revisión tendremos que acudir al mayor de la cuenta, revisando, por ejemplo, que todas las facturas de un cliente están cobradas, o aquellas facturas que están pendientes de pago a un proveedor.
La revisión de los mayores de las cuentas de los bancos, que deben de estar conciliados con los extractos bancarios, es una de las tareas que todo buen contable debe de realizar, ya que tener los bancos al día y conciliados, es un síntoma de la buena llevanza de una contabilidad. Además, el saldo que reflejen las cuentas de caja debe de coincidir si están todas las operaciones registradas con el dinero en efectivo que hay en ellas.
Los mayores de las cuentas de los préstamos también son utilizados con frecuencia, ya que los pasivos bancarios deben de estar perfectamente registrados y cotejados con la CIRBE, ya que si las entidades bancarias nos solicitan el pool bancario y los datos facilitados descuadran sustancialmente con la CIRBE, pueden poner en entredicho la contabilidad y endurecer las condiciones de acceso a créditos, o directamente denegar las solicitudes de financiación.
Actualmente, existen programas contables que facilitan la conciliación de diferentes cuentas contables, pero, aun así, la consulta de los mayores es una tarea recurrente que realizan muchos contables hoy en día para ver créditos de clientes pendientes, pagos pendientes a proveedores, revisar que estén todas las operaciones contabilizadas, o que no existen errores en el registro contable de las operaciones.
La revisión o punteo de los mayores se puede realizar por tanto en los programas contables que lo faciliten, exportándolos a una hoja de cálculo o imprimiendo los mayores de las cuentas contables y punteando las operaciones manualmente. Aquí cada contable utiliza la técnica que le resulte más cómoda.
Fuente: SAGE
