Workflow SAP: a través de los flujos de aprobación de documentos, se puede poner una persona de sustitución o suplente durante un tiempo determinado.
La propia vida dentro de una organización nos da para que tengamos “inconvenientes” donde las personas tienen que ausentarse por los motivos que sean,( Enfermedad, vacaciones…) de su puesto de trabajo y la rueda tiene que seguir girando. Para ello, SAP a través de los flujos de aprobación de documentos, se puede poner una persona de sustitución o suplente durante un tiempo determinado.
Para la entrada de mercancías (movimiento 105 de SAP) o su rechazo, se utilizará, como hasta ahora, el sistema de workflow de SAP (llega un mensaje al puesto de trabajo y nos da la opción de aceptar o de rechazar la cantidad entregada por cada posición de pedido). Sin embargo, sucede que, en ocasiones, el usuario solicitante está de baja, de vacaciones o simplemente no era el administrativo titular del taller y ha vuelto a su puesto de trabajo.
Para evitar que en estas ocasiones el workflow SAP “no llegue” al taller, proponemos el establecimiento de uno o varios sustitutos para que cuando entre una mercancía, esta pueda ser recepcionada por alguien.
Acceso a la Transacción SBWP SAP:
Para ello, desde la transacción SBWP o a través del menú:
Oficina -> Puesto de trabajo
Seguimos los pasos descritos en la imagen:
Opciones -> Opciones workflow SAP -> Activar suplente
Y nos aparecerá esta pantalla:
Tenemos las siguientes opciones:
AÑADIR SUPLENTE: Si posiciono el cursor sobre mi usuario y pulso el botón, añade un suplente para que reciba en las fechas que yo indique y al mismo tiempo que yo, los mensajes de workflow SAP destinados a mí.
Introduzco el concepto de búsqueda y selecciono el usuario que quiero que esté como sustituto:
Escribimos el período de validez y marcamos “Suplencia activada”. Después pulsamos Grabar
BORRAR SUPLENTE: Si posiciono el cursor sobre el suplente que quiero borrar y pulsas el boton , el suplente dejará de serlo.
DESACTIVAR SUPLENTE: Si creo que en algún otro momento voy a querer poner a un
usuario como suplente otra vez, no es necesario borrarlo, sino que basta con desactivarle como sustituto.
Para ello pincho sobre el sustituto y pulso el botón:
Simplemente desmarco la casilla de “Suplencia activada” y pulso el botón de grabar .
Con las variantes de visualización hemos modificado la apariencia de la pantalla para ver en todo momento quién es el usuario receptor del mensaje del workflow.
Cuando abrimos un documento de workflow, el sistema interpreta que nos hacemos responsables de él (ya sea nuestro en origen o porque seamos suplentes de alguien). En el caso de que un usuario esté como suplente de otro y viceversa, no hay ningún problema,
pues siempre visualizaremos los documentos pendientes aunque nuestro suplente haya abierto dicho documento y lo haya vuelto a cerrar sin realizar ninguna gestión. Si la suplencia no fuera recíproca, al hacernos responsable de un documento, le desaparecería al “propietario” original.
