Buenas prácticas y normativas clave para la gestión de datos sensibles en Recursos Humanos
En la era digital, las organizaciones recopilan y gestionan grandes volúmenes de información sensible sobre sus empleados y empleadas: datos personales, bancarios, evaluaciones de desempeño, y hasta registros médicos. Esta información, de gran valor, debe ser tratada con el máximo cuidado. Sin una gestión adecuada, no solo se pone en riesgo la confianza de las personas empleadas, sino que también se expone a la organización a graves sanciones legales y daños reputacionales.
Este artículo explora por qué es crucial proteger los datos sensibles de las personas empleadas, cuáles son las normativas legales más relevantes, y qué medidas prácticas pueden adoptar los departamentos de Recursos Humanos (RRHH) para garantizar la seguridad de la información.
¿Por qué es crucial proteger la información de la plantilla?
Los datos sensiblesde la plantilla no son solo números en una hoja de cálculo; contienen información personal y sensible que, en las manos equivocadas, podría ser usada para cometer fraudes, suplantaciones de identidad o exponer aspectos privados de la vida de una persona.
Además, relacionamos los siguientes aspectos a tener en cuenta:
- Confianza en el entorno laboral: La gestión ética de los datos refuerza la relación de confianza entre empleadores y empleados.
- Sanciones legales: España se rige por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Las sanciones por incumplimiento pueden ser elevadas, como demuestran los casos de multas recientes por malas prácticas.
Normativas legales clave sobre protección de datos en España
En España, la protección de los datos sensibles personales se rige principalmente por las siguientes normativas:
- Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): Vigente en toda la Unión Europea, regula cómo las organizaciones deben gestionar los datos personales, estableciendo principios como el consentimiento explícito, la minimización de datos y el derecho al olvido.
- Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD): Esta normativa complementa el RGPD en España, incluyendo aspectos específicos como los derechos digitales de las personas trabajadoras y la protección frente a tecnologías de monitoreo como cámaras o geolocalización.
Las empresas deben cumplir con ambos marcos normativos, implementando medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad de los datos sensibles.
Buenas prácticas para la gestión segura de datos sensibles
Cumplir con las normativas y proteger los datos de la plantilla requiere una estrategia bien definida. Algunas recomendaciones clave pueden ser:
- Realiza una evaluación de impacto: Evalúa los riesgos asociados al manejo de datos personales en la empresa, identificando puntos débiles y oportunidades de mejora.
- Capacita al personal: Asegúrate de que los equipos de Recursos Humanos y tecnología conozcan las leyes de protección de datos y las políticas internas de la empresa y tengan formación específica al respecto.
- Implanta medidas técnicas:
- Cifra los datos personales tanto en reposo como en tránsito.
- Utiliza controles de acceso basados en roles para limitar el acceso a la información según las necesidades del puesto.
- Revisa los contratos con terceros: Si subcontratas servicios de nómina o gestión de datos, verifica que cumplan con el RGPD y la LOPDGDD.
- Actualiza tu política de privacidad: Debe ser transparente, clara y accesible para todas las personas empleadas.
Adicionalmente, usar herramientas de gestión de Recursos Humanos con certificaciones en seguridad como ISO 27001 de Seguridad de la información o ISO 27701 de Privacidad de la información, puede ser de gran ayuda.
Consecuencias del manejo inadecuado de la información
El incumplimiento de las normativas de protección de datos puede acarrear graves consecuencias, tanto legales como reputacionales:
- Multas: Según el RGPD, las sanciones pueden llegar hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual. En España, la AEPD multó a Vodafone con 8,15 millones de euros en 2021 por infracciones relacionadas con la protección de datos.
- Deterioro de la confianza: Una filtración puede dañar la relación con los empleados y las empleadas y el mercado laboral, afectando la marca empleadora.
- Acciones legales de los afectados: Las personas trabajadoras tienen derecho a emprender acciones legales si sus datos se gestionan de forma indebida.
Conclusión: Seguridad, confianza y cumplimiento normativo
El manejo responsable de los datos de las personas empleadas no solo evita sanciones, sino que también refuerza la confianza y el compromiso dentro de la empresa. En España, cumplir con el RGPD y la LOPDGDD no es solo una obligación legal, sino una oportunidad para consolidar una cultura organizacional ética y transparente.
Adoptar las prácticas descritas en este artículo y mantenerse al día con las actualizaciones normativas son pasos fundamentales para gestionar la información sensible de forma segura.
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